V Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2013

Введение

Система электронного документооборота «Консолька - Документооборот» предназначена для автоматизации процессов прохождения документов в организации и предоставляет пользователям следующие возможности:

- регистрация документов;

- перемещение электронных документов между сотрудниками;

- согласование документов;

- контроль прохождения документов и связанных с ними поручений и согласований;

- поиск документов в системе.

Эта программа является самой простой в освоении программой документооборота, и времени, чтобы научиться ей пользоваться, потребуется совсем немного.

1. Вход в систему

Для того, чтобы войти в систему «Консолька - Документооборот», необходимо ввести логин, пароль и нажать на кнопку «Войти».

1. Меню «Списки документов»

Если логин и пароль пользователя введены правильно, появится окно следующего вида:

В меню «Списки документов» содержатся ссылки на папки «Входящие», «Созданные», «На контроле», «Принятые», «Подписанные», «Архив». Рядом с папками «Входящие» и «На контроле» в скобках указано количество непрочитанных документов. Рассмотрим кратко структуру и назначение этих папок.

2.1 Папка «Входящие»

Переход в папку производится нажатием на ее название в меню «Списки документов».

Папка предназначена для хранения входящих документов пользователя. По данным документам пользователь должен вынести решение: принять их в работу либо отказаться от выполнения данных документов.

Содержимое папки отражено в виде таблицы со списком всех входящих документов пользователя. В первом столбце указано название документа. По каждому столбцу возможна сортировка как по возрастанию, так и по убыванию. Это делается нажатием стрелки вверх или вниз в названии столбца. Документ можно открыть и посмотреть, нажав на название документа в таблице. Новые или ранее не открывавшиеся документы выделены жирным шрифтом.

2.2 Папка «Созданные»

В этой папке хранятся созданные документы (за исключением отправленных в "Архив"). Если нажать на название папки, на экране появится ее содержимое.

Содержимое папки отражается в виде таблицы с сортируемыми столбцами. Открытие документов производится аналогично папке «Входящие». Новые или ранее не открывавшиеся документы выделены жирным шрифтом.

2.3 Папка «На контроле»

Переход в папку производится нажатием на ее название в меню «Списки документов».

Папка предназначена для хранения документов, в которых пользователь системы является контролером.Содержимое папки отражается в виде таблицы с сортируемыми столбцами. Новые или ранее не открывавшиеся документы выделены жирным шрифтом. Документ можно открыть и посмотреть, нажав на его название.

Важно и то, что осуществить данные настройки может обычный пользователь ПК, без помощи системного администратора.

2.4 Папка «Принятые»

Переход в папку производится нажатием на ее название в меню «Списки документов».

В этой папке хранятся документы, которые пользователь принял в работу.

1. Меню «Списки событий»

3.1 Черновики

В этой папке можно посмотреть события, которые пользователь создал, но актуальными еще не сделал.

3.2 Актуальные

В этой папке можно посмотреть события, актуальные для пользователя на данный момент времени.

В столбце «Дней до» отражается количество дней до наступления события.

3.3 Просроченные

В этой папке можно посмотреть события, дата наступления которых уже прошла.

В столбце «Дней до» со знаком минус отражается количество дней после наступления события.

3.4 Архив

В этой папке можно посмотреть события, отправленные контролером события в архив.

В эту папку помещаются события из папок «Черновики», «Актуальные» либо «Просроченные», по которым контролер событий вынес решение о том, что работа по ним завершена. Содержимое папки отражается в виде таблицы с сортируемыми столбцами. При необходимости событие из «Архива» можно вернуть в работу. Для этого нужно открыть его, в разделе «Изменить статус события» выбрать действие «Вернуть из архива» и нажать кнопку «Изменить».

4. Меню «Создать»

4.1. Документ

Пункт «Документ» используется для создания новых документов: служебных записок, приказов, распоряжений и т.д.

4.2 Событие

Пункт «Событие» используется для создания новых событий: собраний, встреч, напоминаний и т.д.

1. Меню «Разное»

5.1 Поиск

Поиск осуществляется при нажатии на ссылку «Поиск» и производится по содержимому папок данного пользователя системы. После нажатия появляется следующее окно:

Поиск можно производить по любому из полей или по их совокупности. Обязательно нужно указывать раздел (папку), по содержимому которой он будет производиться. Можно указать сразу несколько папок. Название документа можно указывать не полностью. Например, чтобы найти документ «Настройка почты», можно просто набрать «Настройка». При этом выдастся список всех документов, содержащих данное слово. При поиске не имеет значение, набрано слово прописными или строчными буквами.

5.2 Новости

В данном разделе отражены действия, которые производились в последнее время с документами, хранящимися в какой-либо из папок пользователя системы «Консолька - Документооборот».

В столбце «Дата» указана дата, когда произошло действие, например, когда был подписан документ, или когда пользователь системы был добавлен в «Обсуждения» и т.п. В документ можно зайти, нажав на его название в столбце «Дополнительная информация».Новости можно получать по электронной почте, если администратор системы "Консолька - Документооборот» произведет соответствующие настройки пользователя.

Например, контролер Кузнецов С.П. назначил пользователем документа Смирнова С.В. При этом Смирнов С.В. получает по электронной почте письмо с темой «Вас назначили пользователем документа». Содержимое письма будет следующее:

Здравствуйте, Смирнов Андрей ИвановичВас назначили пользователем документа.Документ: оборудованиеКомментарий: На согласование

Нажав на название документа в тексте письма, можно зайти в документ в системе «Консолька - Документооборот».

5.3 Отчеты

В данном разделе отображается список отчетов, которые доступны для просмотра данному пользователю.

Для просмотра нужного отчета необходимо отметить его точкой и нажать на кнопку «Выбрать». На данный момент в системе «Консолька - Документооборот» существует отчет «Просроченные документы». Для заказа других отчетов нужно нажать соответствующую ссылку на странице «Отчеты», после чего Ваш заказ будет оправлен разработчикам системы.

Список представлен в виде двух таблиц. В одной из них отображаются документы, которые находятся в папке «На контроле», в другой – в папке «Принятые».В столбце «Дней просрочки» указано количество просроченных дней (если число положительное) или количество дней до истечения срока исполнения (если число отрицательное).

5.4 «Выход»

При нажатии на этот пункт меню происходит выход из системы «Консолька - Документооборот».

6. Меню «Мои настройки»

6.1 Внешний вид

Пользователь может сам поменять цветовую гамму внешнего вида системы «Консолька - Документооборот» на его компьютере.

Для этого достаточно поставить точку около нужного цвета и нажать на кнопку «Установить».

6.2 Шаблоны выполнения

Каждый контролер может сохранить цепочку выполнения документов пользователями лично для себя, добавив ее в шаблоны.

В этом пункте можно посмотреть все шаблоны выполнения документов пользователя, а также изменить или удалить тот или иной шаблон, нажав на соответствующие ссылки в таблице.

7. Работа с документами в системе «Консолька - Документооборот»

7.1 Создание.

Для создания документа нужно нажать на пункт «Документ» в меню «Создать»:

В появившейся форме нужно заполнить поля:

- «Тип документа»

Выбирается тип документа: Служебная записка, Приказ, Распоряжение и т.д.;

- «Название»

Название документа должно в двух-трех словах отражать смысл документа. - Контролер

В этом поле выбирается подразделение и сотрудник, который будет отслеживать процесс исполнения документа. Выбор контролера определяется назначением документа.

Текст документа можно набрать в поле описания документа, а можно присоединить в виде фала. Для этого существует поле «Файл».

7.2 Отправка и внесение изменений.

Документ можно отправить также по рассылке (она формируется администратором системы «Консолька - Документооборот»).

Для этого нужно в графе «Рассылка» выбрать нужную рассылку, при необходимости набрать комментарий и нажать кнопку «Добавить».

Данный модуль позволяет отслеживать иерархию любого документа, автоматически передавать его на визирование следующему сотруднику, информировать уполномоченных лиц о превышении сроков визирования, фиксировать причины появления подобной задержки, то есть отображает жизненный цикл документа.

Важно, что программа способна отображать все изменения в карточке самого документа. То есть, если, к примеру, на договор уже составлена карточка, но через несколько недель к договору заключено новое дополнительное соглашение с изменением цены, сроков выполнения, реквизитов, то и в карточке самого договора данные изменения будут автоматически отражены, и это поможет избежать разночтений в дальнейшей работе. Кроме того, «Консолька- Документооборот» возьмет на себя все, что связано с контролем за каждым из этапов выполнения договора.

8. Папки

8.1 Общие папки.

На сервере существует папка для общего пользования Documents в этой папке находится вся документация для общего пользования по направлениям деятельности, например в папке///documents/бухгалтерия - хранятся документы бухгалтерии и т.п.

Для типовых документов на сервере существует папка TIPDOC. В ней находятся типовые бланки, договора, акты, письма и т.п. Для того чтобы использовать типовые документы, необходимо скопировать их из папки TIPDOC в нужную папку и только после этого их можно будет редактировать.

Для обмена между пользователями разных групп существует папка CHANGE. Эта папка предназначена для того, чтобы при необходимости передать документ от одного пользователя другому пользователю. Первый пользователь копирует необходимый документ в эту папку, а второй пользователь переносит этот документ себе в папку для работы. То есть, это временная папка, и хранить в ней документы не рекомендуется.

Для образовательных целей существует папка HELP. В ней хранятся электронные книги по используемым программам, пожалуйста, повышайте свою компьютерную грамотность.

8.2 Личные папки.

Для хранения личных документов существует папка Users. Эта папка предназначена для личных документов.

Например, у пользователя Иванова Иван Ивановича есть папка, находящаяся по следующему пути: ///Users/Иванов Иван Ивановичв ней он может хранить личные документы, которые НИКТО кроме него не сможет даже увидеть, а тем более удалить или редактировать. То есть особо конфиденциальные и важные документы рекомендуется сохранять в этой папке.

9 Общие рекомендации

Каждый пользователь обязан проверять флешки перед их использованием на вирусы.

Кроме того, что на сервере предусмотрено зеркалирование данных, т.е. их дублирование на случай физической неисправности одного из винчестеров. Данные из папки Documents периодически сохраняются в целях архивирования и сохранения от случайной утраты.

Если пользователь не уверен в своих знаниях о ведении личной электронной документации, то ему следует обратиться к системному администратору для получения консультации.

Код для цитирования: Скопировать