IV Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2012

На сегодняшний день для структуризации и систематизации накопленной информации, а также успешного ведения бизнеса организации вынуждены использовать современные информационные технологии и системы.

Одной из таких систем, ускоряющих делопроизводство и повышающих эффективность бизнеса, является система электронного документооборота. Внедрение таких систем позволяет повысить эффективность и корпоративную культуру работы с документами на предприятиях любой формы собственности.

В теории внедрение систем электронного документооборота состоит из нескольких этапов: предпроектное обследование (описание предприятия), детальное описание существующего документооборота и его оптимизация, разработка (закупка) и настройки системы, опытно-промышленная эксплуатация, промышленная эксплуатация системы.

В ходе предпроектного обследования необходимо определить цели внедрения, ключевые требования к системе, границы проекта, определить основных участников проекта, выбрать платформу.

Во время выполнения этого этапа достаточно часто определяются лишь ключевые требования к системе, основные участники проекта и платформа. Остальные пункты опускаются в надежде определить по ходу внедрения, что является большой ошибкой и причиной провала проекта внедрения системы.

Если системы электронного документооборота будет внедрена «как есть», то проблемы, которые будут возникать, будут вызывать негативные реакции у пользователей и решать их будет сложнее.

Описание существующего документооборота необходимо, чтобы определить схему документооборота: маршруты и типы документов, правила их регистрации, секретность документов и другие вопросы. В рамках оптимизации необходимо определить бизнес-процессы, подлежащие автоматизации и оценить логичность и целесообразность текущих схем прохождения документов, правил регистрации. Исследование и оптимизация документооборота является важным этапом внедрения систем электронного документооборота. От полученной информации зависит качество разработки требований к функционалу внедряемой системы. Однако если на предприятии существует четкие стандарты описывающие делопроизводство в организации, не требующие оптимизации, то данный этап опускается и система разрабатывается, основываясь на данных стандартах.

Дальнейшие действия после описания и оптимизации документооборота зависят от того, кто будет внедрять систему: подрядчик или организация собственными силами.

Организации, которые будут осуществлять настройку и внедрение системы электронного документооборота своими силами не всегда уделяют данному этапу должное внимание, вследствие чего в дальнейшем процесс настройки системы становится более сложным и сильно затягивается.

В случае внедрения системы подрядчиком организация должна предоставить техническое задание, в котором указывается функциональность системы, настройки системы, технические характеристики, способы обеспечения безопасности, описание документопотоков, сроки выполнения задания и другие требования. На этом этапе, на практике возникают проблемы, связанные с неумением писать технические задания, а так же с не знанием точных границ проекта и целей внедрения, вследствие чего не удается качественно описать функциональные требования к системе. В связи с этими проблемами  разработанная подрядчиками система может оказаться ненужной заказчику, так как не соответствует его желаниям. Для решения данной проблемы необходим постоянный и тесный контакт разработчика с ключевыми участниками проекта в организации.

При настройке и  внедрении системы собственными силами необходимо обучить команду внедрения, после чего она приступает к настройке и непосредственно внедрению системы. В случае если этап описания и оптимизации документооборота был проведен тщательным образом, команде внедрения остается настроить систему согласно оптимизированному документообороту. В ином случае команда внедрения вынуждена настраивать схемы маршрутов, определять порядок регистрации документов, маски регистрационных номеров и другие характеристики документооборота и сразу же проводить оптимизацию на данном этапе.

В ходе внедрения системы электронного документооборота необходимо установить и настроить систему на рабочих местах, обучить пользователей, разработать документацию на системы электронного документооборота для пользователей, организовать техническую поддержки. Если система внедряется своими силами, то обучение персонала может происходить как при помощи поставщика системы, так и своими силами, под руководством команды внедрения.

Во время опытно-промышленной эксплуатации происходит адаптация продукта и адаптация пользователей к новым условиям работы, тестирование системы либо в реальных в условиях, либо в условиях приближенных к последующей промышленной эксплуатации. Выбор варианта опытной эксплуатации остается за командой внедрения. Так же на этой стадии необходимо постоянное консультирование пользователей по вопросам работы в системе. Целью опытной эксплуатации является обнаружение ранее не выявленных отклонений в работе системы, а так же неучтенных требований

После доработки системы, на основании выявленных в ходе опытно-промышленной эксплуатации системы ошибок, системы электронного документооборота вводится в промышленную эксплуатацию. На данном этапе проводится консультирование и обучение пользователей новым функциям системы, мониторинг работы системы и предупреждение возникновения сбоев и ошибок в системе, так же можно производить дальнейшее развитие системы, посредством добавления новых функций или внедрения новых модулей системы.

Ранее были рассмотрены некоторые проблемы, возникающие при внедрении систем электронного документооборота, однако рассмотрим еще несколько проблем, которые можно отнести к процессу внедрения в целом.

Одна из основных проблем при внедрении практически любых новшеств, не только систем электронного документооборота - это человеческий фактор. Во многих организациях есть персонал не желающий обучаться чему-то новому, либо переобучаться. При внедрении систем электронного документооборота консерватизм пользователей может оказаться очень серьезной проблемой, так как данные системы должны быть внедрены на всех рабочих мест, иначе эффективность от ее использования будет минимальной. Решением данной проблемы может служить приказ руководства о ведении делопроизводства только в системах электронного документооборота.

При самостоятельном внедрении систем организацией возникает проблемы сроков срыва проекта, из-за неопытности и недостаточной квалификации команды внедрения, а также формальным подходом к некоторым этапам проекта. Возможным решением данной проблемы может служить обращение к поставщикам системы при затруднениях при внедрении, постоянный контроль над деятельностью команды внедрения, а так же личная ответственность персонала за срыв сроков проекта.

В организациях, с постоянными структурными изменениями и слабоформализованными бизнес-процессами внедрение систем электронного документооборота может казаться достаточно сложной задачей, но все-таки внедрение возможно, если внедрять систему постепенно, начиная с тех подразделений, которые менее всего подвергаются преобразованию. В таком случае система должна быть модульной, позволяющая наращивать функционал в процессе эксплуатации.

Кроме вышеперечисленных проблем существует еще ряд проблемных задач, возникающих при начале внедрения системы. В системах электронного документооборота циркулируют электронные документы, которые до недавнего времени не имели юридической силы. Благодаря недавно принятому закону, регулирующему использование электронной цифровой подписи, данная проблемная задача переходит в разряд организационно-технических задач. Однако при взаимодействии с контрагентами, электронный документ, чаще всего не признается юридически значимым. В связи с чем, внешний документооборот почти всегда ведется в традиционном бумажном виде. Для учета документов приходящих от внешних контрагентов необходимо получить их электронные образцы, путем их сканирования и занесения в базу системы.

Несмотря на описанные выше проблемы, внедрение системы электронного документооборота в организации не является сложной задачей. Для этого необходимо утвердить все нормативно-распорядительные документы, касающиеся внедрения системы, провести тщательное описание организации, бизнес-процессов, нуждающихся в автоматизации и их оптимизацию, а также составить подробный план проекта со сроками и ответственными за выполнение лицами и конечно понимать цель внедрения системы.