IV Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2012

Автоматизированная обработка информации по учету расчетных операций с использованием бухгалтерских программ существенно облегчает труд бухгалтера, освобождает его от рутинной необходимости переписывания одних и тех же сумм из одного отчета в другой, высвобождая время для финансового анализа, планирования, прогнозирования, перераспределения ресурсов. Все эти факты придают большое значение бухгалтерскому учету расчетов в условиях автоматизированной обработки информации [2].

Практическое значение исследования заключается в разработке конкретных рекомендаций по оптимизации технологии учета расчетных операций, что будет способствовать повышению оперативности, своевременности отражения фактов хозяйственной деятельности, получению более качественной информации, повышению эффективности работы предприятия.

Внемашинное информационное обеспечение - это совокупность еди­ной системы классификации и кодирования технико-экономической информации, унифицированных систем документации и массивов информа­ции, используемых в автоматизированных системах управления.

Структура внемашинного информационного обеспе­чения в ООО «Комплект-холод» включает

Автоматизированная обработка учетной и финансовой информации в условиях применения персональных компьютеров и программы «1C: Предприятие 7.7» позволяет получать раз­личные таблицы, ведомости, журналы операций, различного вида и со­держания отчетность, где информация расположена по каким - либо группировочным реквизитам - признакам, например по счетам бухгалтер­ского учета, материально - ответственным лицам, наименованиям банков, контрагентов и другим показателям. Для выполнения группировок появ­ляется необходимость кодирования этих группировочных реквизитов ус­ловными обозначениями, для чего используются системы классификации и кодирования информации [1].

Классификатор - систематизированный свод наименований и кодов классификационных группировок. Роль классификаторов в управленче­ской работе возросла в связи с применением персональных компьютеров.

В информационной базе ООО «Комплект-холод» используется иерар­хический метод классификации. При данном методе множество объектов делится сначала по некоторому выбранному признаку на крупные, затем каждая из этих группировок делится на ряд последующих группировок по другому признаку, конкретизируя объект классификации. Таким образом, между классификационными группировками устанавливается подчинен­ность (иерархия).

Среди классификаторов, используемых в ООО «Комплект-холод» можно отметить общероссийские классификаторы, применяемые для формирования показателей отчетности и локальные. К общероссийским классификаторам относятся: Общероссийский классификатор предпри­ятий и организаций (ОКПО); Общероссийский классификатор организационно-правовой формы (ОКОПФ); Общероссийский классификатор еди­ниц измерения (ОКЕИ); Общероссийский классификатор вида экономиче­ской деятельности (ОКВЭД); Общероссийский классификатор формы собственности по (ОКФС); Общероссийский классификатор стран мира; Общероссийский классификатор валют.

Классификация экономических объектов является основой кодирования и способствует их систематизации, более глубокому изучению и созданию единых классификаторов однородных объектов для разных предприятий. Каждой конкретной позиции номенклатуры присваивается условное обо­значение единицы информации с помощью букв или цифр - код. Код образуется по определённым правилам. Совокупность правил, по которым строится кодовое обозначение, носит название система кодирования [4].

Цель кодирования - представление инфор­мации в более компактной и удобной форме при записи ее на машинный носитель.

Кодирование - это процесс присвоения условных обозначений объек­там классификации (контрагентам, видам операций, № счетов, банкам, до­говорам и так далее) и классификационным группировкам.

Основной единицей внутримашинного информационного обеспе­чения ООО «Комплект-холод» выступают файлы и массивы. Файл - это логическое устройство, потенциальный источник или приемник инфор­мации. Длина каждого файла ограничивается только емкостью устрой­ства внешней памяти компьютера. Массив - это структурная единица информации, представляющая собой набор данных в форме со всеми их значениями, либо сочетание таких наборов данных, относящихся к од­ной задаче в подсистеме.

В исследуемом предприятии, на основе используемого программно­го обеспечения массивы делятся:

• на нормативно - справочные;
• входные;
• промежуточные;

выходные (результатные).

Внутримашинное информационное обеспечение классифицируется по признакам стабильности информации: переменная и постоянная.

Постоянная информация не изменяется и многократно используется в течение длительного периода. Она может быть справочной и нормативной. К нормативной информации относятся нормы и нормативы, рассчитываемые при решении задач учета, например, нормы товарные запасов на складе и в торговом зале. Данная информация накапливается в справочниках, которые предназначены для хранения информации о множестве однотипных объектов.

По структуре справочники организации разделены на простые и сложные. В простых справочниках идет перечисление элементов и сам справочник имеет одноуровневую структуру.

Примером простых справочников по данной теме исследования являются:

• Справочник «Валюты»;
• Справочник «Банковские счета»;
• Справочник «Договоры»;
• Справочник «Единицы измерения»;
• Справочник «Движение денежных средств»;
• Справочник «Ставки НДС».

Справочник «Валюты» предназначен для хранения списка валют и истории курсов, и используется в истории расчетов по счетам с признаком валютного учета. Для каждого элемента справочника указывается код, краткое обозначение валюты, наименование валюты (идентификатор), кратность и курс (рис. 3.4).

В целом использование справочников позволяет исключить неоднозначный ввод информации и, тем самым, избежать грубых ошибок неаккуратных пользователей в ведении бухгалтерского учета и составлении отчетности.

Входной информацией является первичная информация, полученная в ходе повседневного оперативного учета при регистрации фактов хозяйст­венной деятельности, а также информация других функциональных систем.

В ООО «Комплект-холод» для учета расчётных операций с покупате­лями в программе «1C: Бухгалтерия 7.7» формируются следующие масси­вы первичных документов:

• счёт на оплату;
• товарная накладная (типовая форма ТОГРГ-12);
• счёт-фактура;
• акт сверки взаиморасчётов.

В результате обработки данных по учету расчетов получается ин­формация, которая называется результатной.

Массивами результатной информации в программе «1C: Предприятие 7.7» выступают отчеты, формируемые на основании данных текущего учета.

Отчёты составляемые в ООО «Комплект-холод» условно подразде­ляют на несколько типов:

• Стандартные отчёты - обычно они предназначены для использова­ния практически в любых организациях и для любых разделов бухгалтер­ского учёта. Это: Оборотно-сальдовая ведомость, Шахматка, и др.;
• Регламентированные отчёты - они предназначены для передачи различным контролирующим инстанциям. Например, баланс, отчёт о прибылях и убытках, декларации по отдельным налогам;
• Специализированные отчёты - создаются в конкретной конфигура­ции непосредственно для данной организации для решения более узких задач.

Произвольные отчёты по журналу операций создаются пользователя­ми в режиме ведения бухгалтерского учёта, а их содержание зависит от запроса пользователя.

Синтетический учет расчётных операций в ООО «Комплект-холод» в разрезе поставщиков и подрядчиков - на счёте 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками», в разрезе покупателей и заказчиков, ведется на счете 62 «Рас­чёты с покупателями и заказчиками», в разрезе - подотчётных лиц на счёте 71 «Расчёты с подотчетными лицами».

Операции по продаже строительных материалов покупателям и заказчи­кам, с поставщиками, расчеты с подотчетными лицами оформляются следующими бухгалтерскими записями (Табл. - 1)

 

Таблица 1 - Отражение хозяйственных операций в ООО «Комплект-холод»

Название хозяйственной операции	Проводка
	Дебет	Кредит
Отгружены товары или оказаны услуги, предъяв­лены к оплате расчётные документы за отгруженные товары или оказанные услуги;	62.01 «Расчеты с покупателями и заказчиками»	90 «Продажи» субсчет «Выручка»
Поступили денежные средства (в том числе авансы) от покупателей в оплату товаров, услуг	50, «Касса», 51 «Расчётный счёт», 52 «Валютный счёта», 55 «Специальные счета в банках»	62.01 «Расчеты с покупателями и за­казчиками», 62.02 «Расчёты по авансам полученным»
Начислен НДС с сумм выручки от продажи и авансовых платежей	90 «Продажи», 91 «Прочие доходы и расходы», 62.02 «Расчёты по авансам полученным»	68.02 «Налог на добавленную стоимость»
Зачёт сумм ранее полученных авансов при предъявлении покупателям (заказчикам) счетов за полностью произведённые работы, проданные товары	62.02 «Расчёты по авансам полученным»	62.01 «Расчеты с покупателями и заказчиками»
Произведён взаимный зачёт за­долженностей	60.01 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»	62.01 «Расчёты с покупателями и заказчиками»
Списана невостребованная в срок задолженность покупателей и заказчиков	62.01 «Расчеты с покупателями и заказчиками»	63 «Резер­вы по сомнительным долгам», 91 «Прочие доходы и расходы»

Продолжение табл. 1

По­гашение обязательств, перечисление авансов поставщикам в оплату товаров, услуг	60.01 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками», 60.02 «Расчё­ты по авансам полученным»	50, «Касса», 51 «Расчётный счёт»
Возврат поставщиком неиспользованной суммы аван­сов	50, «Касса», 51 «Расчётный счёт»	60.02 «Расчёты по авансам выданным»
Задолженность перед поставщиками за приобретенные строитель­ные материалы, поступившие в организацию	41 «Товары»	60.01 «Расчёты с поставщиками и подряд­чиками»
Задолженность организации согласно расчёт­ным документам поставщиков за принятые работы, услуги, стоимость кото­рых включатся в состав расходов по обычным видам деятельности	26«Общехозяйственные расходы»	60.01 «Расчёты с по­ставщиками и подрядчиками»
Возврат ранее уплаченных поставщикам сумм в случае недопостав­ки товаров	Дебет 41 «Товары»,	60.01 «Расчёты с поставщиками и подряд­чиками»
Выда­ча денежных средств или возмещение перерасхода подотчетному лицу	71 «Расчёты с подотчетными лицами»	Кредит 50 «Касса»
Воз­врат неиспользованных подотчетных сумм	50 «Касса»	71 «Расчёты с подотчетными лицами»
Удержаны из заработной платы, полученные ранее авансовые суммы, по которым подотчетное лицо не предоставил аван­сового отчета	70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»	71 «Расчё­ты с подотчетными лицами»
Оплата подотчетным лицом расходов на приобретение мате­риальных ценностей	10 «Материалы», 41 «Товары»	71 «Расчёты с подотчет­ными лицами»

 

Исследования бухгалтерского учета расчетных операций с использованием пакета прикладных программ на примере позволили выявить следующие недостатки (табл. 2)

Таблица 2 - Направления улучшения расчетных операций с применением пакета прикладных программ

Недостатки

Рекомендации

В справочнике «Контрагенты» нарушена система кодирования и классификационной группировки, т.е. контрагенты занесены с произволь­ными кодами и неверно отнесены в список групп по признакам классифи­кации. Так поставщики оказались в группе покупателей, а покупатели на­оборот. Это в дальнейшем привело к путанице, сложности поиска необхо­димых данных о контрагентах, затруднению работы бухгалтера при вза­имной сверке данных бухгалтерии с данными клиентов.

Предлагается восстановить систему кодирования информации, удалив неверные коды, завести новые в соответствии с требованиями и перенести неверно занесённых контрагентов в нужные группы.

Продолжение табл. 2

Нарушена нумерация документов «Реализация товаров и услуг» и «Счёт-фактура выданный». Номера документов «Поступление товаров и услуг» и «Счет-фактура полученный» не совпадают, с документами, по­лученными от поставщиков, а в некоторых документах отсутствуют со­всем.	Рекомендуется пересмотреть и проставить правильную нумерацию этих документов в программе «1 :С Бухгалтерия 7.7».
В качестве приложения к приказу по учетной политике  ООО «Ком­плект-холод» по ведению бухгалтерского учета от 29 декабря 2010 года утвержден список сотрудников, имеющих право получения денежных средств под отчет. При этом размеры и назначение авансов, а также сроки, на которые выдаются денежные средства, внутренним распорядительным документом исследуемой организации не установлены.	В целях обеспечения контроля за соблюдением условий осуществле­ния расчетов с подотчетными лицами в исследуемой организации реко­мендуется предусмотреть порядок и сроки выдачи денежных авансов. Для этого руководству предприятия необходимо оформить внутренний распо­рядительный документ, в котором будут не только предусмотрены, но и четко оговорены порядок и даты выдачи денежных авансов.
Отсутствует распорядительный документ, определяющий порядок и сроки проведения инвентаризации расчетов. В соответствии с Феде­ральным законом «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 года № 129- ФЗ и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской от­четности в Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 года № 34н, порядок проведения инвентаризации являет­ся элементом учетной политики организации [6].	Рекомендуется в приказе по учетной политике по ведению бухгалтерского учета предусмотреть: - график проведения инвентаризации расчетов в отчетном периоде; - сроки проведения инвентаризаций; - перечень расчетных операций, проверяемых при каждой инвентариза­ции. В качестве приложения к приказу по учетной политике рекомендуется утвердить разработанную организацией форму акта сверки взаимных расчетов.
На предприятии не ведется журнал регистрации учета выданных доверенностей. Использованные доверенности подшиваются в отдельную папку «Доверенности использованные», а неиспользованные доверенно­сти аннулируются в день возврата без составления комиссией соответст­вующего акта.	Бухгалтеру, для контроля использования доверенностей, рекомендуется вести журнал учета выданных доверенностей, где в специальной графе делаются отметки о доставке материалов на склад предприятия или об ан­нулировании доверенности, если она возвращается в бухгалтерию без ис­пользования. При этом аннулированные доверенности необходимо пога­шать надписью «Неиспользованные» и хранить до конца года, по оконча­нии которого аннулированные доверенности уничтожить, о чем необхо­димо составить соответствующий акт. А главному бухгалтеру рекоменду­ется проконтролировать факт исправления данных замечаний.
При оформлении сотрудника в командировку такие документы как командировочное удостоверение и служебное задание составляются с ис­пользованием справочно-правовых систем «КонсультантПлюс», а не в применяемой бухгалтерской программе «1C: Предприятие 7.7». Это мо­жет привести к утере документов и невозможности их восстановления, искажению реального состояния задолженности.	Рекомендуется в программе «1C: Предприятие 7.7» в режиме конфигу­рирования внедрить типовую форму «Командировочного удостоверения» и «Служебного задания». Это значительно облегчит труд сотрудников бухгалтерии при оформлении сотрудника в командировку, снизит трудо­емкость выполняемых работ, повысит комфортность условий их работы

Разработанные мероприятия по устранению недостатков носят практический ха­рактер. Предложенные рекомендации позволят улучшить органи­зацию бухгалтерского учета расчетных операций, повысят достоверность и качество информации о состоянии расчетов в ООО «Комплект-холод».

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Брага В.В. Компьютеризация бухгалтерского учета: Учеб. пособие для вузов. - М., 2008 - 95 с.
2. Козлова Е.П., Бабченко Т.Н., Галанина Е.Н. Бухгалтерский учёт в ор­ганизациях. Четвёртое издание. - М.: Финансы и статистика, 2008. - 752 с.
3. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет. Учебное пособие/ Н.П.Кондраков. Изд. 5-е, перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2010. - 715с.
4. Муштоватый И.Ф. Компьютер для бухгалтера. 1C: Бухгалтерия 7.7/8.0 / И.Ф.Муштоватый, Е.Е.Балабайченко, Г.Н.Лебедева. - Изд.2-е. - Ростов н/Д: Феникс, 2009. - 348с
5. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной дея­тельности организации: Утв. Приказом Министерства финансов Россий­ской Федерации от 31.10.2000 №94н.
6. Положение по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской от­чётности в Российской Федерации: Утв. Приказом Министерства финан­сов Российской Федерации от 29.07.1998 № 34-н;

Код для цитирования: Скопировать