Практическое значение исследования заключается в разработке конкретных рекомендаций по оптимизации технологии учета расчетных операций, что будет способствовать повышению оперативности, своевременности отражения фактов хозяйственной деятельности, получению более качественной информации, повышению эффективности работы предприятия.
Внемашинное информационное обеспечение - это совокупность единой системы классификации и кодирования технико-экономической информации, унифицированных систем документации и массивов информации, используемых в автоматизированных системах управления.
Структура внемашинного информационного обеспечения в ООО «Комплект-холод» включает
Автоматизированная обработка учетной и финансовой информации в условиях применения персональных компьютеров и программы «1C: Предприятие 7.7» позволяет получать различные таблицы, ведомости, журналы операций, различного вида и содержания отчетность, где информация расположена по каким - либо группировочным реквизитам - признакам, например по счетам бухгалтерского учета, материально - ответственным лицам, наименованиям банков, контрагентов и другим показателям. Для выполнения группировок появляется необходимость кодирования этих группировочных реквизитов условными обозначениями, для чего используются системы классификации и кодирования информации [1].
Классификатор - систематизированный свод наименований и кодов классификационных группировок. Роль классификаторов в управленческой работе возросла в связи с применением персональных компьютеров.
В информационной базе ООО «Комплект-холод» используется иерархический метод классификации. При данном методе множество объектов делится сначала по некоторому выбранному признаку на крупные, затем каждая из этих группировок делится на ряд последующих группировок по другому признаку, конкретизируя объект классификации. Таким образом, между классификационными группировками устанавливается подчиненность (иерархия).
Среди классификаторов, используемых в ООО «Комплект-холод» можно отметить общероссийские классификаторы, применяемые для формирования показателей отчетности и локальные. К общероссийским классификаторам относятся: Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО); Общероссийский классификатор организационно-правовой формы (ОКОПФ); Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ); Общероссийский классификатор вида экономической деятельности (ОКВЭД); Общероссийский классификатор формы собственности по (ОКФС); Общероссийский классификатор стран мира; Общероссийский классификатор валют.
Классификация экономических объектов является основой кодирования и способствует их систематизации, более глубокому изучению и созданию единых классификаторов однородных объектов для разных предприятий. Каждой конкретной позиции номенклатуры присваивается условное обозначение единицы информации с помощью букв или цифр - код. Код образуется по определённым правилам. Совокупность правил, по которым строится кодовое обозначение, носит название система кодирования [4].
Цель кодирования - представление информации в более компактной и удобной форме при записи ее на машинный носитель.
Кодирование - это процесс присвоения условных обозначений объектам классификации (контрагентам, видам операций, № счетов, банкам, договорам и так далее) и классификационным группировкам.
Основной единицей внутримашинного информационного обеспечения ООО «Комплект-холод» выступают файлы и массивы. Файл - это логическое устройство, потенциальный источник или приемник информации. Длина каждого файла ограничивается только емкостью устройства внешней памяти компьютера. Массив - это структурная единица информации, представляющая собой набор данных в форме со всеми их значениями, либо сочетание таких наборов данных, относящихся к одной задаче в подсистеме.
В исследуемом предприятии, на основе используемого программного обеспечения массивы делятся:
выходные (результатные).
Внутримашинное информационное обеспечение классифицируется по признакам стабильности информации: переменная и постоянная.
Постоянная информация не изменяется и многократно используется в течение длительного периода. Она может быть справочной и нормативной. К нормативной информации относятся нормы и нормативы, рассчитываемые при решении задач учета, например, нормы товарные запасов на складе и в торговом зале. Данная информация накапливается в справочниках, которые предназначены для хранения информации о множестве однотипных объектов.
По структуре справочники организации разделены на простые и сложные. В простых справочниках идет перечисление элементов и сам справочник имеет одноуровневую структуру.
Примером простых справочников по данной теме исследования являются:
Справочник «Валюты» предназначен для хранения списка валют и истории курсов, и используется в истории расчетов по счетам с признаком валютного учета. Для каждого элемента справочника указывается код, краткое обозначение валюты, наименование валюты (идентификатор), кратность и курс (рис. 3.4).
В целом использование справочников позволяет исключить неоднозначный ввод информации и, тем самым, избежать грубых ошибок неаккуратных пользователей в ведении бухгалтерского учета и составлении отчетности.
Входной информацией является первичная информация, полученная в ходе повседневного оперативного учета при регистрации фактов хозяйственной деятельности, а также информация других функциональных систем.
В ООО «Комплект-холод» для учета расчётных операций с покупателями в программе «1C: Бухгалтерия 7.7» формируются следующие массивы первичных документов:
В результате обработки данных по учету расчетов получается информация, которая называется результатной.
Массивами результатной информации в программе «1C: Предприятие 7.7» выступают отчеты, формируемые на основании данных текущего учета.
Отчёты составляемые в ООО «Комплект-холод» условно подразделяют на несколько типов:
Произвольные отчёты по журналу операций создаются пользователями в режиме ведения бухгалтерского учёта, а их содержание зависит от запроса пользователя.
Синтетический учет расчётных операций в ООО «Комплект-холод» в разрезе поставщиков и подрядчиков - на счёте 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками», в разрезе покупателей и заказчиков, ведется на счете 62 «Расчёты с покупателями и заказчиками», в разрезе - подотчётных лиц на счёте 71 «Расчёты с подотчетными лицами».
Операции по продаже строительных материалов покупателям и заказчикам, с поставщиками, расчеты с подотчетными лицами оформляются следующими бухгалтерскими записями (Табл. - 1)
Таблица 1 - Отражение хозяйственных операций в ООО «Комплект-холод»
Название хозяйственной операции |
Проводка |
|
Дебет |
Кредит |
|
Отгружены товары или оказаны услуги, предъявлены к оплате расчётные документы за отгруженные товары или оказанные услуги; |
62.01 «Расчеты с покупателями и заказчиками» |
90 «Продажи» субсчет «Выручка» |
Поступили денежные средства (в том числе авансы) от покупателей в оплату товаров, услуг |
50, «Касса», 51 «Расчётный счёт», 52 «Валютный счёта», 55 «Специальные счета в банках» |
62.01 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 62.02 «Расчёты по авансам полученным» |
Начислен НДС с сумм выручки от продажи и авансовых платежей |
90 «Продажи», 91 «Прочие доходы и расходы», 62.02 «Расчёты по авансам полученным» |
68.02 «Налог на добавленную стоимость» |
Зачёт сумм ранее полученных авансов при предъявлении покупателям (заказчикам) счетов за полностью произведённые работы, проданные товары |
62.02 «Расчёты по авансам полученным» |
62.01 «Расчеты с покупателями и заказчиками» |
Произведён взаимный зачёт задолженностей |
60.01 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» |
62.01 «Расчёты с покупателями и заказчиками» |
Списана невостребованная в срок задолженность покупателей и заказчиков |
62.01 «Расчеты с покупателями и заказчиками» |
63 «Резервы по сомнительным долгам», 91 «Прочие доходы и расходы» |
Продолжение табл. 1
Погашение обязательств, перечисление авансов поставщикам в оплату товаров, услуг |
60.01 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками», 60.02 «Расчёты по авансам полученным» |
50, «Касса», 51 «Расчётный счёт» |
Возврат поставщиком неиспользованной суммы авансов |
50, «Касса», 51 «Расчётный счёт» |
60.02 «Расчёты по авансам выданным» |
Задолженность перед поставщиками за приобретенные строительные материалы, поступившие в организацию |
41 «Товары» |
60.01 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» |
Задолженность организации согласно расчётным документам поставщиков за принятые работы, услуги, стоимость которых включатся в состав расходов по обычным видам деятельности |
26«Общехозяйственные расходы» |
60.01 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» |
Возврат ранее уплаченных поставщикам сумм в случае недопоставки товаров |
Дебет 41 «Товары», |
60.01 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» |
Выдача денежных средств или возмещение перерасхода подотчетному лицу |
71 «Расчёты с подотчетными лицами» |
Кредит 50 «Касса» |
Возврат неиспользованных подотчетных сумм |
50 «Касса» |
71 «Расчёты с подотчетными лицами» |
Удержаны из заработной платы, полученные ранее авансовые суммы, по которым подотчетное лицо не предоставил авансового отчета |
70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» |
71 «Расчёты с подотчетными лицами» |
Оплата подотчетным лицом расходов на приобретение материальных ценностей |
10 «Материалы», 41 «Товары» |
71 «Расчёты с подотчетными лицами» |
Исследования бухгалтерского учета расчетных операций с использованием пакета прикладных программ на примере позволили выявить следующие недостатки (табл. 2)
Таблица 2 - Направления улучшения расчетных операций с применением пакета прикладных программ
Недостатки |
Рекомендации |
В справочнике «Контрагенты» нарушена система кодирования и классификационной группировки, т.е. контрагенты занесены с произвольными кодами и неверно отнесены в список групп по признакам классификации. Так поставщики оказались в группе покупателей, а покупатели наоборот. Это в дальнейшем привело к путанице, сложности поиска необходимых данных о контрагентах, затруднению работы бухгалтера при взаимной сверке данных бухгалтерии с данными клиентов. |
Предлагается восстановить систему кодирования информации, удалив неверные коды, завести новые в соответствии с требованиями и перенести неверно занесённых контрагентов в нужные группы.
|
Продолжение табл. 2
Нарушена нумерация документов «Реализация товаров и услуг» и «Счёт-фактура выданный». Номера документов «Поступление товаров и услуг» и «Счет-фактура полученный» не совпадают, с документами, полученными от поставщиков, а в некоторых документах отсутствуют совсем. |
Рекомендуется пересмотреть и проставить правильную нумерацию этих документов в программе «1 :С Бухгалтерия 7.7». |
В качестве приложения к приказу по учетной политике ООО «Комплект-холод» по ведению бухгалтерского учета от 29 декабря 2010 года утвержден список сотрудников, имеющих право получения денежных средств под отчет. При этом размеры и назначение авансов, а также сроки, на которые выдаются денежные средства, внутренним распорядительным документом исследуемой организации не установлены. |
В целях обеспечения контроля за соблюдением условий осуществления расчетов с подотчетными лицами в исследуемой организации рекомендуется предусмотреть порядок и сроки выдачи денежных авансов. Для этого руководству предприятия необходимо оформить внутренний распорядительный документ, в котором будут не только предусмотрены, но и четко оговорены порядок и даты выдачи денежных авансов. |
Отсутствует распорядительный документ, определяющий порядок и сроки проведения инвентаризации расчетов. В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 года № 129- ФЗ и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 года № 34н, порядок проведения инвентаризации является элементом учетной политики организации [6]. |
Рекомендуется в приказе по учетной политике по ведению бухгалтерского учета предусмотреть: - график проведения инвентаризации расчетов в отчетном периоде; - сроки проведения инвентаризаций; - перечень расчетных операций, проверяемых при каждой инвентаризации. В качестве приложения к приказу по учетной политике рекомендуется утвердить разработанную организацией форму акта сверки взаимных расчетов. |
На предприятии не ведется журнал регистрации учета выданных доверенностей. Использованные доверенности подшиваются в отдельную папку «Доверенности использованные», а неиспользованные доверенности аннулируются в день возврата без составления комиссией соответствующего акта. |
Бухгалтеру, для контроля использования доверенностей, рекомендуется вести журнал учета выданных доверенностей, где в специальной графе делаются отметки о доставке материалов на склад предприятия или об аннулировании доверенности, если она возвращается в бухгалтерию без использования. При этом аннулированные доверенности необходимо погашать надписью «Неиспользованные» и хранить до конца года, по окончании которого аннулированные доверенности уничтожить, о чем необходимо составить соответствующий акт. А главному бухгалтеру рекомендуется проконтролировать факт исправления данных замечаний. |
При оформлении сотрудника в командировку такие документы как командировочное удостоверение и служебное задание составляются с использованием справочно-правовых систем «КонсультантПлюс», а не в применяемой бухгалтерской программе «1C: Предприятие 7.7». Это может привести к утере документов и невозможности их восстановления, искажению реального состояния задолженности. |
Рекомендуется в программе «1C: Предприятие 7.7» в режиме конфигурирования внедрить типовую форму «Командировочного удостоверения» и «Служебного задания». Это значительно облегчит труд сотрудников бухгалтерии при оформлении сотрудника в командировку, снизит трудоемкость выполняемых работ, повысит комфортность условий их работы |
Разработанные мероприятия по устранению недостатков носят практический характер. Предложенные рекомендации позволят улучшить организацию бухгалтерского учета расчетных операций, повысят достоверность и качество информации о состоянии расчетов в ООО «Комплект-холод».
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ