IV Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2012

Теоретические аспекты организации учета и аудита расчетов с подотчетными лицами. В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг через подотчетное лицо. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. Также в подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, а также на иные хозяйственно-операционные цели. Таким образом, учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется практически в каждой организации.

По мнению К.В. Санина [11, с. 99] подотчетными лицами считаются работники, получившие авансом денежные средства из кассы.

Ю.А. Бабаев [4, с. 376] в монографии «Бухгалтерский учет» дает следующее определение объекту учета: «подотчетные лица - это работники, получающие авансом наличные деньги в кассе организации на приобретение материальных ценностей в магазинах, канцелярские и представительские расходы, оплату командировок и т.д.».

Подотчетными лицами, как отмечает Н.В. Пошерстник [9, с. 328], «являются работники организации, получившие авансом денежные средства на предстоящие расходы, связанные с хозяйственной деятельностью».

Н.А. Лытнева [8, с. 248] характеризует подотчетное лицо как работника организации, имеющего право согласно внутренним организационно-распорядительным документам получать целевые авансы[1].

Список лиц, которые могут получать деньги под отчет, оформляется приказом руководителя организации. На командировки приказ оформляется в каждом отдельном случае. В соответствии с приказом работник получает аванс. Аванс может быть выдан подотчетному лицу двумя способами:

• наличными денежными средствами из кассы организации или непосредственно из банка;
• путем списания денежных средств со специального карточного счета, открытого банком для организации расчетов по банковской пластиковой карте, оформленной на имя подотчетного лица [8, с. 249].

Размер аванса определяется исходя их целей (что купить или оплатить) и условий командировки (место назначения, продолжительность, вид транспорта, место проживания и пр.). Новый аванс выдается при условии полного отчета по ранее полученным авансам. Деньги под отчет выдаются кассиром на основании расходного кассового ордера. Наличные деньги для выдачи подотчетным лицам организации получают с расчетного или валютного счетов [7, c. 376].

В зависимости от вида расчетов с подотчетными лицами (расчеты, связанные с оплатой работ (услуг); приобретением имущества; командировочными или представительскими расходами) организации необходимо оформить и ряд других организационно-распорядительных документов, к числу которых относятся приказы на проведение конкретной операции (приобретение имущества, командировка, организация переговоров и т.д.): для расчетов, связанных с представительскими расходами, - это смета и программа представительских расходов, а для расчетов, связанных с командировочными расходами, - служебное задание, командировочное удостоверение (рис. 1) [8, с. 249].

Расчеты по подотчетным суммам, выданным на командировочные расходы. По мнению Ю.А. Бабаев [4, с. 376] командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

Согласно подпункта 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ [1] к расходам на командировки относятся:

• проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
• наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
• суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством Российской Федерации;
• оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
• консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Ю.А. Бабаев [4, с. 377] отмечает, что расходы, связанные с командировками работников организации и подтвержденные необходимыми оправдательными документами, оплачиваются по фактически произведенным затратам. Однако расходы на командировки относятся к нормируемым, т.е. при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль и налогу на доходы физических лиц расходы на командировки принимаются только в пределах норм.

В соответствии с изменениями, внесенными в главу 23 Налогового кодекса Федеральным законом от 24.07.2007 г. № 216-ФЗ (ред. от 24.07.2009), с 1 января 2008 г. суммы возмещения командировочных расходов в части суточных освобождены от налогообложения НДФЛ в пределах следующих норм: не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке внутри страны и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке (подпункт 3 статьи 217 НК РФ) [1].

С 1 января 2009 г. нормирование суточных для целей налогообложения прибыли отменено. Организации могут уменьшать налогооблагаемую прибыль на всю сумму суточных в размере, установленном внутренним локальным нормативным актом (коллективным договором, приказом, положением о командировках и т.п.). При установлении размера суточных организации (за исключением бюджетных) ничем не ограничены. Организация может установить любой размер суточных, причем он может быть различным для разных должностей или, например, для разных городов. Если работники ездят в командировки за границу, то необходимо разработать нормативы суточных и для зарубежных командировок [3].

С 1 января 2008 г. в соответствии с подпунктом 3 статьи 217 НК РФ [1] при непредставлении сотрудником документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, «суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке».

В соответствии со статьей 252 НК РФ [1] в качестве расхода по налогу на прибыль могут быть приняты только документально подтвержденные затраты, поэтому суммы оплаты расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов расходом признаны быть не могут.

Главой 23 Налогового кодекса [1] не предусмотрены нормы возмещения расходов на проезд до места назначения и обратно при отсутствии подтверждающих документов, поэтому суммы производимого на основании служебных записок расходов должны быть в полном объемы включены в налоговую базу по НДФЛ. Так как в соответствии со статьей 252 НК РФ [1] в качестве расхода по налогу на прибыль могут быть приняты только документально подтвержденные затраты, то суммы оплаты проезда при отсутствии подтверждающих документов расходом признаны быть не могут.

Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены правилами ведения кассовых операций.

По мнению Н.П. Кондракова [7, с. 468] размер суточных определяется организацией самостоятельно. В соответствии с изменениями, внесенными в Налоговый кодекс Федеральным законом от 22.07.2008 г. № 158-ФЗ, с 1 января 2009 г. сумма устанавливаемых в организации суточных не нормируется. Конкретный размер суточных устанавливается в коллективном договоре либо внутренним положением о командировке или приказом руководителя.

Необходимо иметь в виду, что при командировках в такую местность, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются. При этом вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командировки к месту своего постоянного жительства, в каждом конкретном случае решается руководителем предприятия, в котором работает командированный, с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

Срок командировки определяется руководителем организации. При этом следует учитывать, что он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути [3].

Н.В. Пошерстник [9, с. 335] отмечает, что при направлении сотрудника в служебные командировки за границу их следует обеспечивать необходимыми средствами в иностранной валюте в виде аванса на текущие расходы в размерах, обусловленных их реальными потребностями в стране пребывания, включая непредвиденные расходы в пути и непосредственно по прибытии к месту назначения. Смету командировочных расходов разрабатывают на основании приказа о направлении в командировку за границу, в котором указаны страны и сроки пребывания.

При выдаче валютных средств под отчет работнику делается следующая бухгалтерская запись:

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 50 «Касса», субсчет «Касса в иностранной валюте» - выданы денежные средства в подотчет в иностранной валюте.

Движение валютных средств отражается в бухгалтерском учете в валюте платежа и в рублевом эквиваленте, рассчитанном по курсу Центрального банка РФ на день выдачи [6, с. 377]. При изменении за период командировки курса валют возникшая курсовая разница отражается:

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 91 «Прочие доходы и расходы» - на положительную разницу;

Дебет 91 «Прочие доходы и расходы» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - на отрицательную разницу.

Выдача наличных денег командированному работнику отражается: Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 50 «Касса» - выданы денежные средства работнику организации в подотчет [10, с. 241].

Расходование подотчетных сумм:

Дебет 20, 23, 29 Кредит 71 - списаны расходы по командировке, необходимой для нужд основного, вспомогательного и обслуживающего производства;

Дебет 25, 26 Кредит 71 - сумма командировочных расходов отнесена на общепроизводственные, общехозяйственные расходы;

Дебет 08, 10 Кредит 71 - отражена сумма командировочных в составе расходов, связанных с приобретением основных средств, материалов;

Дебет 91-2 Кредит 71 - списаны расходы по командировке, связанной с получением организацией прочих доходов;

Дебет 19 Кредит 71 - учтена сумма НДС по командировочным расходам;

Дебет 68 Кредит 19 - принята к вычету уплаченная сумма НДС;

Дебет 91-2 Кредит 19 - списан НДС по расходам непроизводственного характера;

Дебет 71 Кредит 50 - возмещены сотруднику затраты по командировке, превышающие ранее выданный аванс;

Дебет 50 Кредит 71 - оприходованы денежные средства, не израсходованные сотрудником и возмещенные в кассу организации [10, с. 241].

Лица, получившие наличные деньги под отчет на командировочные расходы, обязаны не позднее 3 рабочих со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Расчеты по подотчетным суммам, выданным на хозяйственные нужды. Н.А. Лытнева [8, с. 453] отмечает, что под расходами на хозяйственные нужды обычно понимаются затраты на приобретение в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплату мелкого ремонта и т.п.

Руководитель организации должен утвердить своим приказом список работников, которым могут выдавать денежные средства под отчет. Срок, на который можно выдать наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, законодательно не ограничен. Такой срок также может установить руководитель организации своим приказом. Если руководитель такой срок установил, работник должен отчитаться за потраченные деньги не позднее чем через три рабочих дня после истечения этого срока [5].

Следовательно, работник, получивший деньги под отчет, должен соблюдать предельный размер расчетов наличными. Если работник нарушит лимит расчетов (100 000 руб. по одному договору), фирма может быть оштрафована [5].

Работник, получивший денежные средства под отчет, должен за них отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет по форме № АО-1 (с приложением документов, подтверждающих расходы), а неизрасходованные средства вернуть в кассу фирмы (суммы, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, могут быть возмещены работнику).

При покупке ценностей в розничной торговле работник должен представить в бухгалтерию товарный чек или накладную и чек контрольно-кассовой машины.

Налоговый вычет по НДС предоставляется только при наличии счета-фактуры поставщика товаров (работ, услуг) [5].

Выдача наличных денег работнику на хозяйственные нужды отражается: Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 50 «Касса» - выданы денежные средства работнику организации в подотчет [10, с. 241].

Расходование подотчетных сумм:

Дебет 08, 10 Кредит 71 - отражены расходы, связанных с приобретением основных средств, материалов;

Дебет 19 Кредит 71 - учтена сумма НДС;

Дебет 68 Кредит 19 - принята к вычету уплаченная сумма НДС;

Дебет 71 Кредит 50 - возмещены сотруднику затраты, превышающие ранее выданный аванс;

Дебет 50 Кредит 71 - оприходованы денежные средства, не израсходованные сотрудником и возмещенные в кассу организации [10, с. 241].

Расчеты по подотчетным суммам, выданным на представительские расходы. Представительскими считаются расходы фирмы по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации [6].

Полный перечень представительских расходов, которые могут быть учтены при налогообложении прибыли, приведен в статье 264 НК РФ. Затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами для целей налогообложения не являются.

Для контроля за затратами по приему делегаций необходимо установить предельные размеры (нормативы) отдельных видов представительских расходов. Нормативы и перечень лиц, ответственных за использование средств, утверждаются приказом руководителя.

После окончания приема работник, ответственный за расходование средств на представительские расходы, должен составить авансовый отчет по форме №АО-1. К авансовому отчету прилагают все первичные документы, подтверждающие расходы по приему делегации (чеки ККМ, товарные чеки, закупочные акты и т.д.) [5].

Корреспонденция счетов по представительским расходам аналогична корреспонденциям, приведенным выше.

Таким образом, лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. На основании утвержденных руководителем авансовых отчетов, суммы произведенных расходов относятся на бухгалтерские счета, которые представлены в таблице 1.

Таблица 1 - Учет расходов на хозяйственные нужды

Содержание операций	Корреспондирующие счета
	Дебет	Кредит
Оприходовано имущество, приобретенное подотчетным лицом	08, 10, 41	71
Списаны расходы подотчетного лица, необходимые для нужд основного (вспомогательного, обслуживающего) производства	20, 23, 29	71
Оплачены подотчетными лицами общепроизводственные (общехозяйственные) расходы	25, 26	71
Затраты подотчетных лиц, связанные с продажей готовой продукции (товаров), учтены в расходах на продажу	44	71
Отражены расходы подотчетных лиц, относящиеся к будущим периодам	97	71
Затраты подотчетного лица непроизводственного характера учтены в составе прочих расходов	91-2	71

Источник: [9, с. 330]

Суммы налога на добавленную стоимость по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам, оплаченным из подотчетных сумм (для зачета НДС признается счет-фактура с выделением его отдельной строкой) отражаются следующей записью: Дебет 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Как отмечает Н.В. Пошерстник [9, с. 331] у лиц, не предоставивших отчеты и оправдательные документы в расходовании подотчетных сумм в установленные сроки или не возвративших в кассу предприятия остатки неиспользованных сумм авансов, бухгалтерия вправе удержать из зарплаты данную задолженность в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

В соответствии со статьей 138 Трудового кодекса РФ [2] общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50 процентов заработной платы, причитающейся работнику. При удержании из заработной платы по нескольким исполнительным документам за работником должно быть сохранено 50 процентов заработной платы.

Порядок учета подотчетных сумм, не возвращенных работниками в установленные сроки, предусматривает следующее их отражение:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - отражена подотчетная сумма, не возвращенная вовремя.

Впоследствии, в случае если эти суммы могут быть удержаны из оплаты труда работника, то они списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (Дт 70 Кт 94). Если данные суммы не могут быть удержаны из оплаты труда работника, то они списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (Дт 73-2 Кт 94) [10, с. 241].

Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

О.В. Шумакова [14, с. 92] отмечает, что при составлении бухгалтерской отчетности дебиторская и кредиторская задолженность организации, возникшая в связи с осуществлением расчетов с подотчетными лицами по выданным им суммам и отраженная в бухгалтерском учете на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами», фигурирует в бухгалтерском балансе и приложении к бухгалтерскому балансу.

В бухгалтерском балансе дебиторская задолженность работников отражается в составе активов по строке «Дебиторская задолженность» раздел II «Оборотные активы», а кредиторская задолженность перед подотчетными лицами по возмещению им сумм перерасхода в соответствии с утвержденными авансовыми отчетами - в составе пассивов по строке «Кредиторская задолженность» раздел V «Краткосрочные обязательства». Для заполнения строки «Дебиторская задолженность» на начало и конец года используются данные о дебиторской задолженности подотчетных лиц по выданным им суммам, а для заполнения строки «Кредиторская задолженность» - данные о кредиторской задолженности перед подотчетными лицами.

Схема последовательности записей по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» представлена на рис. 2.

ПД		Авансовый отчет		Журнал-ордер №7		Главная Книга по счету 71		Отчетность
Служебное задание по форме № Т-10а; Приказ руководи-теля №Т-9 или Т-9а; Командировочное удостоверение; РКО, ПКО		С приложением доку-ментов, подтвержда-ющих расходы: - товарный чек; - накладную; - чеки ККМ; - закупочные акты и т.д.						Бухгалтерский баланс (ф. №1) - по строке 240 «Дебиторская задолженн-ность» и по строке 622 «Задолженность перед персоналом организации»; Приложение к бухгалте-рскому балансу (ф. №5) - раздел «Дебиторская и кредиторская задолжен-ность»

Таким образом, организация учета расчетов с подотчетными лицами является достаточно важным и трудоемким процессом.

Проведение аудита расчетов с подотчетными лицами. А.Е. Сушибов [13, с. 50] указывает, что в зависимости от количества подотчётных лиц и от величины оборотов по счёту 71 аудитор сам определяет метод проведения проверки - сплошной или выборочный. Чаще аудиторы применяют выборочный метод, однако, если учёт расчётов находится в запущенном состоянии, целесообразно принимать сплошной метод проверки. Этот метод используется аудиторами и при незначительном количестве подотчётных лиц.

А.Е. Сушибов [13, с. 50] отмечает, что приступая к проверке, необходимо выяснить:

• правильно ли отражены по соответствующим статьям баланса остатки задолженности;
• причины образования задолженности работников предприятию по непогашенным в установленный срок суммам, выданным им в подотчёт на командировочные, административно-хозяйственные и операционные расходы;
• давность образования задолженности;
• реальность погашения задолженности подотчётных лиц;
• какие меры принимались руководством организации по своевременному взысканию задолженности;
• выполняются ли требования статьи 12 Федерального Закона от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учёте» в части обязательного проведения инвентаризации расчётов перед составлением годового отчёта (инвентаризация расчётов с подотчётными лицами - проверка отчётов подотчётных лиц по выданным авансам с учётом их целевого расходования, а также правильность использования и отчёта по суммам выданных авансов каждому подотчётному лицу);
• правильно ли составлены бухгалтерские проводки по операциям с подотчётными лицами, правильно ли выведены остатки на конец каждого месяца по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами» и соответствуют ли записи в авансовых отчётах записям в журнале-ордере № 7 и главной книге.

Основными источниками информации при аудите расчетов с подотчетными лицами служат [12, с. 51]: авансовые отчеты; журнал регистрации авансовых отчетов; приказы о направлении сотрудников в командировку; командировочные удостоверения; список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы; сметы представительских расходов; приказы об утверждении смет представительских расходов; оправдательные документы по произведенным расходам и др.

При проведении проверки аудитор во всех случаях должен обращать внимание на наличие в организации, правильность и законность оформления первичных оправдательных документов, относящихся к данному виду расчётов.

Как отмечает А.Е. Сушибов [13, с. 50] наиболее типичные ошибки, допускаемые бухгалтерами при расчетах с подотчетными лицами являются:

• нарушение порядка выдачи подотчетных сумм: выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя организации могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы; выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками организации; выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам; несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы; списание подотчетных сумм за счет чистой прибыли организации;
• нарушения при оформлении командировочных расходов: отсутствие приказов о направлении работников в командировку; отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания во время командировки; несоблюдение установленных норм командировочных расходов; отсутствие приказов (распоряжений) об уплате суточных сверх установленных норм; отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм;
• нарушение порядка удержания налога на доходы физических лиц с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм;
• некорректное выделение НДС в суммах командировочных расходов;
• нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами: выделение сумм НДС расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети; списание на затраты сумм НДС от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле;
• нарушение порядка учета представительских расходов: несоответствие их фактического размера утвержденной смете; отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм;
• нарушение порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами: некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами; неправильное выделение остатков на конец отчетного периода.

Практические аспекты организации учета и аудита расчетов с подотчетными лицами. В ГП «Омскоблавтотранс» в процессе финансово-хозяйственной деятельности часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг через подотчетное лицо. Также на предприятие в подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов и оплаты хозяйственных расходов.

Основные цели, на которые выдаются подотчетные суммы на предприятие, и их документальное оформление представлены на рисунке 3.

Список работников, которые могут получать деньги под отчет, оформляется приказом руководителя предприятия. На командировки приказ оформляется в каждом отдельном случае на основании заявления работника и служебной записки главного бухгалтера.

В соответствии с приказом работник получает аванс. В ГП «Омскоблавтотранс» аванс выдается подотчетному лицу наличными денежными средствами из кассы предприятия. Деньги под отчет выдаются кассиром на основании расходного кассового ордера. Отчитывается работник за израсходованные средства на основании Авансового отчета.

В ГП «Омскоблавтотранс» в соответствии с рабочим планом счетов учет сумм, выданных под отчет, осуществляется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На предприятие к счету 71 открыты следующие субсчета:

• 71-01 «Расчеты с подотчетными лицами КЦ[2]»;
• 71-02 «Расчеты с подотчетными лицами ТЦ[3]»;
• 71-02-01 «Расчеты с подотчетными лицами по выдаче з/платы»;
• 71-02-03 «Расчеты с подотчетными лицами ТЦ»;
• 71-03 «Расчеты с подотчетными лицами Упр.».

Расчеты по подотчетным суммам, выданным на командировочные расходы в ГП «Омскоблавтотранс». Командировка на предприятие оформляется приказом генерального директора. Срок командировки работника определяется нанимателем и не может превышать 40 календарных дней. В ГП «Омскоблавтотранс» сумма аванса, выдаваемого под отчет, определяется по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, расходов по найму жилого помещения и других расходов, который представлен в служебной записке главного бухгалтера или заявлении работника. Полученные деньги разрешается расходовать подотчетным лицам только на те цели, на которые они выданы. Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, автобуса либо другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия транспортного средства в место постоянной работы.

В ГП «Омскоблавтотранс» в 2010 г. на основании служебной записки от главного бухгалтера Сениной Л. С. для сверки количества перевезенных пассажиров и выполненного пассажирооборота по маршрутам, включенным в маршрутную сеть, обслуживаемых автобусами ОАО «Русско-Полянский АТП» была направлена в командировку Евсеева Л.Е, сроком на 3 календарных дня с 16.12.2010 г. по 18.12.2010 г.

На основании приказа генерального директора кассиром предприятия был выдан аванс бухгалтеру-ревизору Евсеевой Л. Е. на командировочные расходы в сумме 600 руб. (в т. ч. суточные - 450 руб., квартирные - 150 руб.).

На основании приказа о направлении работника в командировку в ГП «Омскоблавтотранс» главным бухгалтером выписывается командировочное удостоверение, которое подписывается генеральным директором.

По возвращению из командировки Евсеева Л. Е. не позднее 3 рабочих дней предъявила в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах.

Так как в соответствии с главой 23 Налогового кодекса с 1 января 2008 г. суммы возмещения командировочных расходов в части суточных и найму жилого помещения освобождены от налогообложения НДФЛ в пределах следующих норм: не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке внутри страны, то выданная сумма Евсеевой Л.Е. освобождается от налогообложения.

В бухгалтерском учете, вышеприведенная ситуация отражается проводками, которые представлены в таблице 2.

Таблица 2 - Выдача наличных денег командированному работнику в ГП «Омскоблавтотранс» и их списание

Содержание операций	Корреспондирующие счета		Сумма, руб.	Первичный документ
	Дебет	Кредит
Евсеевой Л. Е. выдан аванс для оплаты командировочных расходов	71-03 «Расчеты с подотчетными лицами Управление»	50-01-01 «Касса управления»	600	Расходный кассовый ордер
Сумма командировочных расходов отнесена на общехозяйственные расходы	26-03 «Общехозяй-ственные расходы Управление»	71-03 «Расчеты с подотчетными лицами Управление»	450	Авансовый отчет
Сумма командировочных расходов отнесена на общехозяйственные расходы	26-03-01	71-03	150	Авансовый отчет

Расчеты по подотчетным суммам, выданным на хозяйственные нужды. В ГП «Омскоблавтотранс» к расходам на хозяйственные нужды относятся - затраты на приобретение канцелярских или хозяйственных принадлежностей, топлива КЦ, смазочных материалов ТЦ, запасных частей КЦ и ТЦ, приобретение автопокрышек, строительных материалов и др.

В начале отчетного периода руководитель организации должен утвердить своим приказом список работников, которым могут выдавать денежные средства под отчет. Срок, на который выдаются наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, устанавливает руководитель ГП «Омскоблавтотранс» своим приказом, который составляет 30 дней. После истечения этого срока работник должен отчитаться за потраченные деньги не позднее чем через три рабочих дня. Если у работника остались неизрасходованные средства, то он должен вернуть их в кассу предприятия. Суммы, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, возмещаются работнику.

При покупке ценностей в розничной торговле работник должен представить в бухгалтерию ГП «Омскоблавтотранс» товарный чек или накладную и чек контрольно-кассовой машины. Налоговый вычет по НДС предоставляется только при наличии счета-фактуры поставщика товаров (работ, услуг).

Выдача наличных денег работнику на хозяйственные нужды отражается: Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 50 «Касса» - выданы денежные средства работнику организации в подотчет.

Расходование подотчетных сумм (корреспонденции счетов за 2010 г.):

Дебет 08 «Вложения во внеоборотные активы» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - 19367,13 руб. - отражены расходы, связанных с приобретением основных средств;

Дебет 10 «Материалы» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - 339927,27 руб. - отражены расходы, связанных с приобретением топлива КЦ;

Дебет 41-01 «Товары в столовой» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - 1773,40 руб. - отражены расходы, связанных с приобретением товаров для столовой;

Дебет 19 Кредит 71 - учтена сумма НДС;

Дебет 71 Кредит 50 - возмещены сотруднику затраты, превышающие ранее выданный аванс;

Дебет 50 Кредит 71 - оприходованы денежные средства, не израсходованные сотрудником и возмещенные в кассу организации.

Таким образом, лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

На рисунке 4 представлена корреспонденция счетов по счету 71 в ГП «Омскоблавтотранс» за 2010 г.

Дебетовый остаток по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на конец отчетного периода, показывает сумму денежных средств, находящихся в подотчете у работников ГП «Омскоблавтотранс», которая находит отражение в бухгалтерском балансе по строке «Дебиторская задолженность» раздел II «Оборотные активы».

Кредитовый остаток по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на конец отчетного периода, отражает задолженность ГП «Омскоблавтотранс» перед подотчетными лицами, которая отражается в бухгалтерском балансе по строке «Кредиторская задолженность», V «Краткосрочные обязательства».

Чаще в ГП «Омскоблавтотранс» возникает дебетовый остаток по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На конец 2010 г. дебетовый остаток составил - 13143,92 руб.

В приложении к бухгалтерскому балансу заполняется раздел «Дебиторская и кредиторская задолженность» на основе данных о дебиторской и кредиторской задолженности по расчетам с подотчетными лицами на начало и конец года.

Следует отметить, что организация учета расчетов с подотчетными лицами в ГП «Омскоблавтотранс» организован в соответствие с нормативными документами Российской Федерации. Подотчетные лица вовремя предоставляют авансовые отчеты в бухгалтерию и возмещают в кассу не израсходованные подотчетные суммы.

Аудиторская проверка расчетов с подотчетными лицами проводилась на основе составленной программы аудита.(рабочий документ аудитора).

Проверка расчетов с подотчетными лицами в ГП «Омскоблавтотранс» начинается с проверки наличия распорядительных документов, отражающих информацию о расчетах с подотчетными лицами. Проверяется правильность составления приказов руководителя предприятия. Также проверили, выполняются ли все распоряжения руководителя подотчетными лицами.

При проверке было выявлено, что в ГП «Омскоблавтотранс» список работников, которые могут получать деньги под отчет, оформляется приказом руководителя предприятия. На командировки приказ оформляется в каждом отдельном случае на основании заявления работника и служебной записки главного бухгалтера. Также в ГП «Омскоблавтотранс» установлено, что новый аванс выдается работнику предприятия при условии, что он отчитался за ранее полученный аванс.

Рабочий документ аудитора

ПРОГРАММА ПРОВЕРКИ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ И С ПЕРСОНАЛОМ ОРГАНИЗАЦИИ ПО ПРОЧИМ ОПЕРАЦИЯМ В ГП ОМСКОЙ ОБЛАСТИ «ОМСКОБЛАВТОТРАНС»

Организация: ГП «Омскоблавтотранс» Аудитор (ФИО): Жиганова Ю.Н.

Руководитель: Куринский М.В. Дата начала проверки: 01.03.2011 г.

Проверяемый участок учета: Дата окончание проверки: 30.03.2011 г.

Учет расчетов с подотчетными

лицами

Телефон (факс): (275) 2-51-42

Проверяемый период: с 01.01.2010 г. по 31.12.2010 г.

№ п/п	Этапы аудита	Дата проверки	ФИО	Роспись	Комментарии, документы
Аудит расчетов с подотчетными лицами
1	Проверка наличия распорядительных документов, отражающих информацию о расчетах с подотчетными лицами	12.03.2011	Жиганова Ю.Н.
1.1	Правильность оформления приказов (распоряжений) руководителя	12.03.2011	Жиганова Ю.Н		Приказ о подотчетных лицах и порядке получе-ния в подотчет денежных средств
1.2	Проверяется порядок выдачи подотчетных сумм	12.03.2011	Жиганова Ю.Н		Проверяются приказы руководи-теля организации о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о командировочных расходах
2	Проверка документального оформления авансовых отчетов	12.03.2011	Жиганова Ю.Н
2.1	Формальная проверка	12.03.2011	Жиганова Ю.Н		Авансовый отчет и документы прилагаемые к нему

 

Окончание рабочего документа аудитора

№ п/п	Этапы аудита	Дата проверки	ФИО	Роспись	Комментарии, документы
2.2	Проверка по существу	12.03.2011	Жиганова Ю.Н
3	Проверка правильности корреспонденции счетов	15.03.- 16.03.2011	Жиганова Ю.Н		Авансовый отчет, анализ счета 71
4	Проверка формирования регистров синтетического и аналитического учета	17.03.2011	Жиганова Ю.Н		Анализ счета 71, оборотно - сальдовая ведомость
5	Проверка правильности отражения данных по счету 71 в отчетности организации	18.03.2011	Жиганова Ю.Н		Бухгалтерский баланс (форма №1) стр.240, 620; Приложение к бухгалтерскому балансу (форма №5) - раздел «Дебиторская и кредиторская задолженность»
6	Выражение мнения аудитора	30.03.2011	Жиганова Ю.Н		Рабочие документы аудитора

Рабочий документ использован / не использован

при составлении аудиторского заключения

(ненужное зачеркнуть)

 

Руководитель аудиторской проверки ________________ /С.А. Нардина /

Аудитор ________________________________________ /Ю.Н. Жиганова/

 

Рабочий документ принят

12 марта 2011 г.

Следующим этапом проверки является: проверка документального оформления авансовых отчетов. В ходе работы проверили:

• оформление авансовых отчетов;
• оформление командировочных расходов;
• своевременность возврата подотчетных сумм и сдачи авансовых отчетов в бухгалтерию.

Документальная проверка авансовых отчетов предусматривает проверку по форме и по существу отраженных операций. При проверке авансовых отчетов по форме было изучено следующее:

• соответствие типовой форме № АО -1 «Авансовый отчет»;
• наличие номера и даты составления;
• указание подотчетного лица;
• указание суммы полученного аванса, израсходованной суммы, суммы остатка и перерасхода;
• указания назначения аванса;
• наличие подписей;
• заполнение обратной стороны авансового отчета.

Методика документальной проверки авансовых отчетов по существу заключается в проверке законности отраженных в учете операций с подотчетными лицами. При этом было проверено соблюдение сроков предоставления авансовых отчетов в бухгалтерию и их оформление. Сроки отчетности подотчетных лиц проверили путем сверки дат в расходных кассовых ордерах на выдачу денег под отчет и в авансовых отчетах. Также проводилась сверка документов, прилагаемых к авансовому отчету, с данными, отраженными в авансовом отчете. В ГП «Омскоблавтотранс» при поступлении материалов через подотчетное лицо к авансовому отчету прикладывается платежный и расчетный документы (товарный чек, накладная, кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру). Аудитором было выявлено нарушение в заполнении товарных чеков и накладных. В некоторых товарных чеках и накладных не были приведены наименования приобретенных материалов. При проверке оформления авансовых отчетов в ГП «Омскоблавтотранс» было выявлено, что на некоторых авансовых отчетах отсутствует название предприятия и назначение аванса. Также на некоторых командировочных удостоверениях отсутствует подпись генерального директора, а служебных заданиях отсутствует подпись работника, которому выдается аванс. Еще было выявлено, что на предприятие отсутствует график документооборота по счету 71.

Затем проверялась правильность корреспонденции счетов по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Согласно рабочему плану счетов учет кассовых операций в ГП «Омскоблавтотранс» осуществляется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами», к которому открыто три субсчета. Проверили учет поступления материально-производственных запасов через подотчетных лиц, командировочных расходов, расходов на приобретение горюче-смазочных материалов. При проверке корреспонденции счетов в ГП «Омскоблавтотранс» по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», аудитором не было выявлено нарушений.

Следующим этапом аудиторской проверки является формирование регистров синтетического и аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Формирование регистров аналитического учета в ГП «Омскоблавтотранс» происходит автоматически в программе, разработанной на основе 1С: Бухгалтерия. На основании первичных документов (авансового отчета и документов, прилагаемых к нему) происходит формирование анализа счета 71 .

Затем проверили правильность отражение данных по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в отчетности организации. В ГП «Омскоблавтотранс» по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» каждый месяц автоматически в программе формируется оборотно-сальдовая ведомость.

На конец 2010 г. дебетовый остаток по счету 71 составил - 13143,92 руб., который находит отражение в бухгалтерском балансе по строке «Дебиторская». Вероятность ошибки исключена, так как отчеты формируются автоматически.

Аудиторская проверка планировалась и проводилась таким образом, чтобы получить достаточную уверенность в том, что финансовая (бухгалтерская) отчетность ГП «Омскоблавтотранс» не имеет существенных искажений в части учета расчетов с подотчетными лицами. Аудиторская проверка проводилась с целью подтверждения правильности и своевременности отражения в первичных документах и учетных регистрах операций по учету расчетов с подотчетными лицами за 2010 г.

При проведении аудиторской проверки учета расчетов с подотчетными лицами и с персоналом организации по прочим операциям были выявлены незначительные нарушения организации учета на данном участке. Отрицательным моментом, является то, что в некоторых авансовых отчетах отсутствует название предприятия и назначение аванса. Аудитором было выявлено нарушение в заполнении товарных чеков и накладных. В некоторых товарных чеках и накладных не были приведены наименования приобретенных материалов.

В целях исключения фальсификации учетной информации рекомендуется заполнить все необходимые реквизиты документов.

Выявленные в ходе аудита расчетов с подотчетными лицами и с персоналом организации по прочим операциям нарушения отражены в таблице 3 и были оформлены в рабочем документе аудитора.

Таблица 3 - Нарушения, выявленные в процессе проведения аудита расчетов с подотчетными лицами и с персоналом организации по прочим операциям в ГП «Омскоблавтотранс» в 2010 г.

Выявленное нарушение	Положения какого документа нарушены	Рекомендации аудитора
Отсутствие графика документооборота по счету 71	п. 4 ПБУ 1/08 «Учетная политика организации» (утв. МФ РФ от 06.10.08 г. № 60н) (с изм. от 30.12.09 г.)	Применять разработанный график документооборота, что повысит качество ведения бухгалтерского учета
В некоторых авансовых отчетах отсутствует название предприятия и назначение аванса	п. 2 ст.9 Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 г. №129-ФЗ (с изменениями от 23.11.09 г.)	Тщательно проверять обязательные реквизиты и оформлять документы согласно требованиям нормативно-правовых актов
В некоторых служебных заданиях отсутствует подпись работника, которому выдается аванс
В некоторых командировочных удостоверениях отсутствует подпись генерального директора
В некоторых товарных чеках и накладных не были приведены наименования приобретенных материалов

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в ГП «Омскоблавтотранс» ведется в соответствии с требованиями нормативных правовых актов Российской Федерации, обеспечивает сплошное, непрерывное, полное, документально обоснованное и взаимосвязанное отражение и контроль хозяйственных операций..

По результатам аудита расчетов с подотчетными лицами в ГП «Омскоблавтотранс» за 2010 г. выдано аудиторское заключение в части учета расчетов с подотчетными лицами не влияющее на достоверность отчетности.

Список использованной литературы

1. Налоговый кодекс Российской Федерации (части первая и вторая). - Новосибирск : Сиб. унив., 2009. - 656с.
2. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197-ФЗ (с изменениями и дополнениями от 25.11.2009 г.) [Электронный ресурс]. - М., [2010]. - Режим доступа : информационно-правовая справочная система КонсультантПлюс.
3. Постановление Правительства от 13.10.2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» [Электронный ресурс]. - М., [2010]. - Режим доступа : информационно-правовая справочная система КонсультантПлюс.
4. Бабаев Ю.А. Бухгалтерский учет : учебник / Ю.А. Бабаев, И.П. Комисарова, В.А. Бородин ; М. : ЮНТИ-ДАНА, 2008. - 527 с.
5. Бератор [Электронный ресурс]. - М., [2010]. - Режим доступа : информационно-правовая справочная система КонсультантПлюс.
6. Бухгалтерский учет: учебник / под ред. А.Д. Ларионова. - М. : «Проспект», 2007. - 392 с.
7. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет : учеб. пособие / Н.П. Кондраков. - М. : ФОРУМ: ИНФРА-М, 2009. - 717 с.
8. Лытнева Н.А. Бухгалтерский учет : учебник / Н.А. Лытнева, Л.И. Малявкина, Т.В. Федорова ; М. : ФОРУМ: ИНФРА-М, 2008. - 496 с.
9. Пошерстник Н.В. Бухгалтерский учет : учебно-практическое пособие / Н.В. Пошерстник. - СПб. : Питер, 2009. - 416 с.
10. Савицкая Г.В. Анализ хозяйственной деятельности АПК : учебное пособие / Г.В. Савицкая. - Мн. : Новое знание, 2009. - 652 с.
11. Санин К.В. Бухгалтерский учет : учебник / К.В. Санин, М.К. Санин ; СПб. : СПб ГУИТМО, 2007. - 141 с.
12. Сотникова Л.В. Аудит денежных средств. : учебное пособие / Л.В. Сотникова, Н.П. Иванова. - М. : ЮНИТИ-ДАНА, 2008. - 242 с.
13. Сушибов А.Е. Бухгалтерский учет и аудит : учебное пособие / А.Е. Суглобов, Б.Т.Жарылгасова. - М. : КНОРУС, 2009. - 496 с.
14. Шумакова О.В. Бухгалтерская финансовая отчетность : учеб. пособие / О.В. Шумакова. - Омск : Изд-во ФГОУ ВПО ОмГАУ, 2008. - 204 с.

---

[1] Целевой аванс (или подотчетная сумма) представляет собой денежные средства, выданные организацией под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы [8].

[2] КЦ - координационный центр

[3] ТЦ - технический центр

Код для цитирования: Скопировать