Непрерывное развитие информационных технологий и рост их значимости в процессе осуществления своей деятельности любого предприятия приводит к стремительному росту инвестиций в информационные технологии. Затраты на внедрение и сопровождение информационных систем порой превышают многие прочие статьи расходов организации. При этом, если эффективность работы производственного отдела можно измерить объемом выпущенной продукции, работу отдела маркетинга - долей рынка, то для оценки эффективности информационных систем также должен существовать показатель, рассчитав который, можно было бы оценить работу информационной системы и выгодность ее внедрения, а также составить план мероприятий ее оптимизации на основе проведенного аудита.
В настоящее время для выполнения рассмротренных выше задач все чаще используется метод оценки Совокупной стоимости владения (Total Cost of Ownership), далее - TCO. Эта методика была разработана в конце 80х компанией Gartner Group для определения финансовых затрат на владение компьютерами, а в 1994 г. усовершенствованна фирмой Interpose, что превратило ее в полноценную модель анализа финансовой стороны использования информационных технологий.
Сущность данного метода заключается в количественной оценке прямых и косвенных затрат на приобретение, внедрение, сопровождение и эксплуатацию информационных систем. При этом под прямыми затратами понимаются:
В понятие косвенных затрат включены:
Собрав необходимые данные по вышеперечисленным затратам, в рамках методики оценки TCO, проводится их анализ и по результатам анализа строятся возможные модели развития и оптимизации информационных систем. Следующим этапом реализации методики становится оценка затрат и выгод от внедрения технических средств в рамках выбранной модели, анализ возврата инвестиций и сравнение показателей ИТ организаций с показателями аналогичных компаний. Далее, на основании оценок работы персонала ИТ-службы и влияния новых информационных технологий на деятельность сотрудников и компании в целом, разрабатываются рекомендации по оптимизации ИТ.
Методика расчета совокупной стоимости владения достаточно хорошо документирована, разработано и продается специальное программное обеспечение (TCO Analyst, TCO Manager, TCO Snapshot Tool и др.), позволяющее учитывать все рассмотренные выше показатели. Использование такого ПО позволяет проводить расчеты TCO самостоятельно, без привлечения сторонних ИТ-компаний.
Регулярное проведение оценки совокупной стоимости владения ИТ позволит выявлять «узкие» места в организации ИТ компании и совершенствовать структуру ИТ, что в свою очередь, позволит достичь максимального экономического эффекта от внедрения информационных систем в компании.