VIII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2016

Информационные процессы протекают как в живой, так и в неживой природе. При осуществлении практически любой деятельности человек сталкивается с необходимостью искать, хранить, обрабатывать и передавать информацию. Сегодня информацию рассматривают как один из основных ресурсов развития общества, а информационные системы и технологии как средство повышения производительности и эффективности работы людей.

В настоящее время информационные системы и технологии широко используются в научной, учебной, управленческой и финансовой деятельности, ведется их внедрение и активное применение, которое основывается на перспективном направлением информационной поддержки, контроля и управления процессом обучения в соответствии с Федеральной целевой программой «Развитие единой образовательной информационной среды» [1].

Современные ИС позволяют не только пополнить новыми технологиями образовательные процессы, протекающие в высших учебных заведениях, но также позволяют автоматизировать всю совокупность вспомогательных и обеспечивающих процессов университетов.

ИС в сфере образования имеют модульную структуру, что позволяет устанавливать только необходимые компоненты. Архитектурно большинство ИС, использующихся в высших учебных заведениях, имеют в своём составе такие компоненты как: «Автоматизация учебного процесса», «Приемная кампания», «Контингент студентов», «Расписание учебных занятий», «Кадровый учет», «Автоматизация ФХД вуза» и др. [2].

Но в большинстве таких систем не реализован модуль, позволяющий полностью автоматизировать процесс назначения стипендий с момента заполнения студентом электронного заявления, до формирования ректором приказа и начисления студенту стипендии.

Стипендия студентам и аспирантам университета назначается согласно «Положения о стипендиальном обеспечении и других формах материальной поддержки студентов, аспирантов докторантов» и распределяется по решению стипендиальной комиссии университета, утвержденной приказом ректора.

Ежемесячно на заседании комиссии рассматриваются вопросы о размерах стипендий. На заседания комиссии приглашаются сотрудники университета, которые непосредственно участвуют в формировании и назначении стипендии. Академическая стипендия назначается студентам по результатам сессий, социальная стипендия назначается по предоставлению справки из отдела социальной защиты с указанием среднедушевого дохода членов семьи.

Для первоначального запуска программы необходимо зайти в браузер ввести адрес в адресной строке www. Dgu.rustependei и перейти на данную страницу.

После запуска Java- приложения на экране появится главное окно web - приложения, которое является связующим звеном между пользователем и функциональными подсистемами приложения. Для того, чтоб пользователь (студент) осуществил вход в систему ему необходимо ввести: фамилию, имя, отчество и № зачетной книжки. При этом № зачетной книжки является ключевым полем, по которому система распознает факультет, декана факультета, специальность и курс, а также оценки студента за прошедшие семестры.

После заполнения всех полей, студент попадает в главное окно программы, где расположены 3 вкладки: успеваемость, стипендия и посещаемость. Вкладка стипендия позволяет студенту ознакомиться с имеющейся у него академической стипендией и заполнить заявление на социальную стипендию.

Рис. 1. Главное окно программного обеспечения.

После входа, студент попадает в окно приложения, где формируется заявления студента, в котором также студент может узнать какая стипендия и в каком размере ему назначена.

Рис. 2. Окно программы на подачу заявления

Для того чтобы заполнить заявление на социальную стипендию студенту необходимо выбирать ту или иную социальную категорию и прикрепить сопроводительные документы, подтверждающую данную социальную категорию. Если возникают вопросы с тем, какие именно документы необходимо прикрепить к данному заявлению, то нужно обратиться к кнопке «Справка» где располагается справочной информации о том, какие именно документы по выбранной социальной категории необходимо приложить к данному заявлению с примерами в виде образцов.

После выбора социальной категории, система автоматически формирует заявление студента. Таким образом, работа студента сводиться к тому, что он осуществляет вход в систему, выбирает социальную категорию и крепит соответствующие документы, подтверждающие, данную категорию все остальное система выполняет самостоятельно.

Рис. 3. Электронное заявление студента

После того как выбрана категория и прикреплены необходимые документы, активируется кнопка «Отправить». После отправки студентом заявления, оно поступает на рассмотрение стипендиальной комиссии. Члены стипендиальной комиссии осуществляют вход в систему путем ввода фамилии и пароля.

После входа в систему появляется список студентов, подавших заявление на соц. стипендию и список вкладок, такие как «Одобренные», «Отклоненные», «Социальные категории» и «Подписывающие». При этом система сама сортирует и формирует список заявлений по наиболее приоритетным социальным категориям и выдает его для просмотра комиссии.

После просмотра всех заявлений, комиссия одобряет те заявления, которые проходят квоту. Данные заявления перемещаются во вкладку «Одобренные».

Во вкладку «Отклоненные» попадают те заявления, которые комиссия не одобрила. Вкладка «Социальные категории» позволяет добавлять и удалять те или иные социальные категории, которая облегчает данный процесс за счет того, что позволяет не копаться в программном коде и менять структуру системы. Вкладка «Подписывающие», позволяет добавлять и удалять членов стипендиальной комиссии.

После того как стипендиальной комиссией одобрены заявления формируется приказ на список одобренных студентов, при этом система автоматически группирует данный список по специальностям и курсам.

Разработанная нами информационная система имеет клиент-серверную архитектуру, согласно которой имеется клиентское приложение (браузер), web-сервер, который включает в себя сервер - страниц и сервер – транзакций и соответствующие базы данных для каждого сервера.

Для работы пользователя с системой необходимо наличие браузера. Для того чтобы пользователь вошел в систему необходимо провести его аутентификацию с помощью ввода фамилии, имени, отчества и № зачетной книжки. Для просмотра суммы академической стипендии и для формирования заявления по назначению социальной стипендии, пользователь должен перейти на вкладку «Стипендия». Здесь пользователь выбирает социальную категорию, и программа автоматически формирует заявления данного студента. Так же пользователь может перейти на вкладку «Успеваемость» и ознакомиться со своими баллами и на вкладку «Посещаемость», где студент может просмотреть свои пропуски.

Для входа в систему комиссии необходимо также провести аутентификацию. После этого комиссия попадает на страницу, где представлены все заявления, уже отсортированные самой программой по наиболее приоритетным категориям, здесь комиссия просматривает и выбирает те заявления студентов, которые могут получить данную стипендию. Эти заявления перемещается во вкладку «Назначаемые», остальные заявления попадают во вкладку «Неначисляемые». Затем программа автоматически формирует приказ о назначении социальной стипендии.

Рис. 4. Приказ о назначении социальной стипендии

Каждый посетитель системы имеет свои права доступа в зависимости от своей роли, так, например, обычный пользователь может только зайти в систему для просмотра информации об имеющейся у него стипендии или получить информацию о том, на какую еще стипендию он может еще претендовать, т.е. вносить какие-либо изменения в систему он не может, так как прав доступа у него на это нет.

Все основные операции относительно базы данных (удаление, пополнение, изменение и т.д.) совершает администратор.

Именно разграничение на роли и на права доступа, позволяет реализовать выше сказанное.

Разработанное нами программное обеспечение для автоматизации процесса назначения стипендии обладает удобным и понятным интерфейсом, которое реализовано в среде объектно – ориентированного программированияJava.

В высших учебных заведениях помимо подготовки высококвалифицированных специалистов по различным направлениям и профилям, является также социальная поддержка студентов в процессе освоения им образовательных программ. При работе со стипендиями стипендиальная комиссия ВУЗа, методисты и студенты сталкиваются с рядом проблем таких, как: огромный объем бумажного документооборота в процессе работы с итоговыми ведомостями и документами, связанными с начислением стипендий студентам, огромные рутинные и временные затраты в процессе формирования и заполнения бумаг; возможность потери сопроводительных бумаг и неправильное заполнение заявления студентом, огромные временные затраты при просмотре заявлений студентов комиссией факультета, а также незнание студентов о нормативной документации, прилагающиеся к заявлению т.д. Именно данную совокупность проблем программа позволяет свисти на нет, что в разы облегчает работу стипендиальной комиссии, в том числе и деятельность самого студента.

Список литературы:

1. Воронкова О. Информационные технологии в образовании.- М:Издательство « Вильямс», 2013.

2. Дендева Б. Информационные и коммуникационные технологии в образовании. – М. : ИИТО ЮНЕСКО, 2013. – 320 стр.

3. http://iit.dgu.ru/

8

Код для цитирования: Скопировать