VI Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2014

Состояние расчетов, размеры и качество задолженности, с одной стороны, оказывают непосредственное влияние на рациональное движение финансовых потоков и финансовое положение организации, а с другой - являются следствием этого положения. Этим определяется внимание, которое в настоящее время уделяется управлению дебиторской и кредиторской задолженности, их балансированию и контролю над их движением. Состояние кредиторской задолженности во многом определяется состоянием дебиторской задолженности, причем, средства в расчетах - величина управляемая. Аппарат управления для формирования эффективной политики организации в сфере работы с дебиторами, с целью принятия оптимальных управленческих решений, должен иметь своевременную и полную учетно-аналитическую информацию о ходе всех расчетных операций. Но такая задача не может быть решена только в рамках бухгалтерского финансового учета, который оценивает расчеты с дебиторами с количественной стороны. Поэтому для принятия эффективных управленческих решений необходим процесс взаимодействия учета, анализа и контроля, обеспечивающий формирование оперативной учетно-аналитической информации управленческой деятельности. Одним из механизмов улучшения состояния расчетов выступает в современной практике мониторинг, определяемый в общем виде как «постоянное наблюдение за каким-либо процессом с целью выявления его соответствия желаемому результату или исходному положению» [1, с.32].

Рассмотрим процесс внедрения мониторинга в системе управления дебиторской задолженностью на примере ООО «РЭМЗ» (г. Шахты Ростовской области), современном электрометаллургическом заводе, выпускающем высококачественную продукцию по технологии непрерывной разливки стали и сортового проката. В процессе проведенного анализа расчетов ООО «РЭМЗ» выявлены следующие негативные факты:

• списание в убыток задолженности неплатежеспособных дебиторов в связи с истечением сроков исковой давности в сумме 29 711 тыс. руб.;

• рост просроченной задолженности на 404 532 тыс. руб. или 141,3%, что может быть вызвано не только финансовыми проблемами покупателей, но и недостаточной организацией претензионно-исковой работы ООО «РЭМЗ»;

• ранжирование дебиторской задолженности по срокам оплаты счетов показало, что на конец 2013 года наблюдается значительная неоправданная (сомнительная) дебиторская задолженность, как в отечественной, так и в иностранной валюте, что отрицательно характеризует «качество» дебиторской задолженности;

• несмотря на то, что результаты анализа состояния и оборачиваемости дебиторской задолженности выявили тенденцию роста коэффициента оборачиваемости (на 0,9 оборотов), срок инкассирования дебиторской задолженности в 2013 году остается высоким (132,2 дня);

• сравнительный анализ дебиторской и кредиторской задолженности за 2013 год выявил их несбалансированность.

В целом результаты анализа показали ухудшение в отчетном году состояния расчетов с дебиторами и кредиторами, что ставит ООО «РЭМЗ» в зависимость от финансового состояния партнеров, снижает платежеспособность завода и требует, прежде всего, формирования эффективной политики организации в части работы с дебиторами. Исходя из этого, для улучшения состояния расчетов в ООО «РЭМЗ» рекомендуется к применениюмеханизм мониторинга дебиторской задолженности.

Под таким мониторингом понимается система комплексного непрерывного наблюдения, анализа и представления информации о параметрах средств в расчетах, обеспечивающая принятие оперативных управленческих решений по оптимизации величины дебиторской задолженности. Объектом такого мониторинга является вся совокупность расчетных отношений ООО «РЭМЗ» с покупателями и заказчиками.

Представим на рисунке 1 жизненный цикл дебиторской задолженности от образования до ликвидации путем ее погашения или списания.

Рисунок 1 – Жизненный цикл дебиторской задолженности

Жизненный цикл дебиторской задолженности можно определить как период, в течение которого происходит образование дебиторской задолженности, сохранение ее наличия в балансе в качестве актива, погашение денежными средствами (или иными активами) либо ликвидация путем списания.

Выделим функции мониторинга дебиторской задолженности ООО «РЭМЗ»:

• информационная функция, которая позволяет получить документированные сведения о состоянии задолженности дебиторов в рамках бухгалтерского учета;

• контрольная функция, обеспечивающая комплексный контроль над соблюдением действующего законодательства, работой конкретных подразделений завода, а также предприятия в целом в процессе мониторинга;

• аналитическая функция, с помощью которой можно выявить влияние отдельных расчетных операций и сделок на финансовое состояние завода, провести оценку результатов движения денежных потоков и предупредить финансовые риски.

Мониторинг состояния дебиторской задолженности рекомендуется начинать с запроса учетной информации и проверки ее достоверности.

Для управления дебиторской задолженностью нужна следующая информация [2, с.27]: данные о выставленных дебиторам счетах, которые не оплачены на текущий момент; время просрочки платежа по каждому из счетов должников; размер безнадежной и сомнительной дебиторской задолженности; кредитная история контрагента (сумма долга, период просрочки и пр.). Мониторинг расчетов заключается в выявлении по соответствующим документам остатков и тщательной проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах ООО «РЭМЗ». Устанавливаются причины образования дебиторской задолженности, давность ее возникновения, реальность получения; выясняется, не пропущены ли сроки исковой давности, и какие меры принимались для взыскания задолженности. При мониторинге состояния расчетов ООО «РЭМЗ» необходимо изучить качество и ликвидность дебиторской задолженности. Графики инкассации средств в расчетах ООО «РЭМЗ» можно сопоставить за ряд смежных лет и по результатам сопоставления выявить общие тенденции в оборачиваемости долговых обязательств и отклонения от них в отдельные периоды.

В ходе выполнения мониторинга ООО «РЭМЗ» целесообразно сформировать развертку дебиторской задолженности по периодам просрочек, что позволит аналитику представить четкую картину состояния расчетов завода с разными дебиторами, а также выявить просроченную задолженность. Для определения оптимального размера дебиторской задолженности можно использовать ряд методов. Например, метод ранжирования дебиторов в зависимости от суммы задолженности. Кроме того, можно рекомендовать ранжирование контрагентов по значению кредитных рейтингов (таблица 1).

Таблица 1 – Ранжирование кредиторов по кредитным рейтингам

Платежная дисциплина		Объем продаж
Просрочка оплаты, дней	Рейтинг	Годовой объем продаж, тыс. руб.	Рейтинг
Больше 60	Е	Больше 1	Е
Меньше 60	D	Больше 10	D
Меньше 30	С	Больше 25	С
Меньше 7	В	Больше 50	В
0	А	Больше 100	А

В качестве двух наиболее важных характеристик кредитоспособности заказчика ООО «РЭМЗ» рекомендуется выделять платежную дисциплину и объем продаж в предшествующие периоды (см. таблицу 1). Вначале контрагентов ранжируют исходя из платежной дисциплины. Причем, клиенты с рейтингом «D» или «E» не допускаются к ранжированию по объему продаж. Для дебиторов с рейтингами «А», «В» и «С» рекомендован следующий режим работы:

• рейтинг «С» - поставки только под обеспеченный залог;

• рейтинг «B» - предусмотреть в договорных условиях систему штрафных санкций;

• рейтинг «А» - предоставить отсрочку платежа без использования финансовых санкций.

На основании установленного рейтинга объема поставок контрагента определяется максимально допустимый объем товарного кредита, а также отпускные цены. К примеру, для фирмы с рейтингом объема поставок «С» размер товарного кредита ограничивается 25 тыс. руб. в год, а цена реализации может быть снижена до 3%, для рейтинга «В» кредитный лимит – не более 100 тыс. руб. в год, а цена - ниже базовой на 5%. Подобное ранжирование можно использовать в текущей деятельности ООО «РЭМЗ» для принятия оперативных решений.

На основе систематического отслеживания состояния объекта мониторинга и выявленных тенденций погашения дебиторской задолженности, можно выбрать наиболее оптимальные для ООО «РЭМЗ» способы минимизации рисков невыполнения обязательств должниками. Существует много способов обеспечения исполнения обязательств: поручительство, гарантия, в том числе банковская, залог, страхование рисков, задаток, неустойка, факторинг, резервирование права собственности, различные варианты расчетов.

Выбор инструмента определяется уровнем кредитного риска, оценки платежеспособности клиента, формы расчетов с ним и пр. Например, использование банковской гарантии и факторинга позволяют значительно снизить риск неоплаты за оказанную услугу, но на практике используется крайне редко (из-за высокой платы, взимаемой банками). Такие формы расчетов, как оплата платежного требования с предварительным акцептом и платежное поручение, используются в практике ООО «РЭМЗ».

Рекомендуется для прогнозирования платежей от дебиторов использовать коэффициент инкассации дебиторской задолженности, определяемый в процентах от общей суммы платежа за период (таблица 2).

Таблица 2 – Реестр инкассации дебиторской задолженности на 16.01.14 по ООО «РЭМЗ»

№ счета-фактуры	Сумма по счету-фактуре, тыс. руб.	Срок оплаты по договору	Дата зачисления платежа	Сумма по периодам оплаты, тыс. руб.
				0 дн.	до 7 дн.	до 30 дн.	до 60 дн.	свыше 60 дн.
Урюпинский крановый завод. Договор 412 от 06.12.2013
212	856	14.01.14	13.12.13	175
			16.12.13		187
			19.12.13		113
			23.12.13			243
			12.12.13				138
213	184	16.01.14	16.12.13			184
Итого по дебитору	1040			175	300	427	138	0
В %	100			16,8	28,8	41,1	13,3	0
Всего	6240			4397	950	625	183	85
Структура долга, % (коэф. инкассации)	100			70,5	15,2	10,0	2,9	1,4

На основании информации о поступлении денежных средств можно достаточно точно прогнозировать кассовые разрывы ООО «РЭМЗ» и планировать привлечение дополнительного финансирования. При возникновении дефицита денежных средств ООО «РЭМЗ» и отрицательного конечного сальдо необходимо пересмотреть расчеты с дебиторами и выстроить взаимоотношения с контрагентами так, чтобы ликвидировать дефицит. Расчеты с дебиторами рекомендуется отражать в бюджете дебиторской задолженности завода, который формируется на основе планируемого поступления средств от дебиторов с учетом задолженности на начало периода планирования.

Решение задач мониторинга возлагается в ООО «РЭМЗ» при существующей структуре управления, включающей в себя дирекцию по экономике и финансам, на имеющего соответствующую квалификацию работника финансового отдела – экономиста по финансовой работе. Для повышения эффективности управления дебиторской задолженностью можно придерживаться ряда простых правил [3, с.19]:

• автоматизировать систему учета дебиторской задолженности. Использование компьютерной базы данных по ООО «РЭМЗ» позволит значительно повысить эффективность работы с клиентами и разработки кредитной политики;

• выставлять счета дебиторам до установленного договором срока для возможной более ранней оплаты;

• поощрять оплату наличными, что обеспечит ускорение оборачиваемости дебиторской задолженности и сокращение затрат на обслуживание платежей;

• дифференцировать долговые счета по размеру и концентрировать работу по погашению дебиторской задолженности на самых крупных заказах ООО «РЭМЗ».

При распределении функциональных обязанностей по управлению дебиторской задолженностью между отделами завода следует знать, что рациональна схема, при которой коммерческая служба отвечает за продажи и поступление выручки, финансовый отдел – за информационное и аналитическое обеспечение, а юридический отдел – за правовое сопровождение договорных отношений.

Целесообразно работу по отгрузке продукции возложить на коммерческую дирекцию ООО «РЭМЗ» (отдел транспорта и отгрузки готовой продукции, отдел ВЭД и таможенного оформления), если же платеж не поступает за два-три дня до истечения срока оплаты, то сведения по дебитору передавать в ведение финансового отдела, экономисту по финансовой работе. В обязанности экономиста входит составление предупредительных писем, телефонные переговоры и другая предупредительная работа, а также выставление счета, ранжирование контрагентов и оформление реестра инкассации дебиторской задолженности. Это позволит избежать проблемы решения вопроса о взыскании дебиторской задолженности в судебном порядке. Ответственность сотрудников завода можно закрепить в регламенте управления дебиторской задолженностью (таблица 3).

Таблица 3 – Регламент управления задолженностью в ООО «РЭМЗ»

Этап управления	Процедура управления	Ответственное лицо или подразделение
Срок оплаты не наступил	Заключение договора	Специалист бюро отгрузки
	Контроль отгрузки	Начальник отдела транспорта и отгрузки
	Выставление счета	Финансовый отдел, экономист по финансовой работе
	Уведомления об отгрузке (номера вагонов, машин, даты, вес)
	Уведомление о сумме и сроках погашения дебиторской задолженности
	За 2-3 дня до наступления установленного договором срока оплаты - звонок с напоминанием об окончании периода отсрочки
Просрочка до 7 дней	При неоплате в срок - звонок с выяснением причин, формирование графика платежей	Специалист бюро отгрузки
	Прекращение поставок (до оплаты)	Начальник отдела транспорта и отгрузки
	Направление предупредительного письма о начислении штрафа	Финансовый отдел, экономист по финансовой работе
Просрочка от 7 до 30 дней	Начисление штрафных санкций	Финансовый отдел
	Досудебное предупреждение	Юридический отдел
	Телефонные звонки с напоминанием	Финансовый отдел - экономист по финансовой работе, Специалист бюро отгрузки
	Ведение переговоров с ответственными лицами
Просрочка от 30 до 60 дней	Командировка ответственного специалиста бюро отгрузки, принятие всех возможных мер досудебного урегулирования	Специалист бюро отгрузки
	Предъявление претензии (заказным письмом)	Юридический отдел
Просрочка более 60 дней	Подача иска в арбитражный суд	Юридический отдел

На основании отчетов по срокам погашения дебиторской задолженности специалист бюро отгрузки ООО «РЭМЗ» ежедневно контролирует ситуацию по расчетам. Финансовый отдел устанавливает лимиты, сроки и условия предоставления кредитов, осуществляет контроль их погашения. При просрочке платежа более 30 дней, информация об этом передается начальнику отдела транспорта и отгрузки, а также коммерческому директору ООО «РЭМЗ» для организации контроля. На определенном этапе выставляется претензия, подключая работников юридического отдела, а в необходимых случаях – отдел экономической безопасности завода.

В положении по оплате труда рекомендуется отметить ответственность работников, задействованных в системе управления дебиторской задолженностью, и принципы премирования. При осуществлении функций контроля в ООО «РЭМЗ» можно выделить следующие основные задачи:

• контроль сбалансированности дебиторской и кредиторской задолженности завода;

• четкий контроль своевременности погашения дебиторской задолженности, т.к. именно этот вид задолженности приводит к иммобилизации денежных средств и может привести к неплатежеспособности ООО «РЭМЗ»;

• своевременное погашение краткосрочных обязательств, не допуская штрафных санкций;

• оценка платежеспособности клиентов, по результатам которой производить предоставление коммерческого кредита. С помощью данного механизма можно не только привлечь дополнительных клиентов, но и значительно увеличить объем продаж и прибыли;

• формирование системы штрафных санкций за просрочку исполнения обязательств, диверсификация клиентов в целях снижения риска неуплаты;

• расчет резерва по сомнительным долгам.

Применение шкалы штрафных санкций позволит не подходить к работе с дебиторами субъективно, а дифференцировать их, тем самым, поддерживая уровень допустимой дебиторской задолженности. Методика применения штрафных санкций даст возможность стимулировать контрагентов к недопущению критических сроков задержки платежа, что скажется на снижении дебиторской задолженности и образовании дополнительной прибыли ООО «РЭМЗ».

Наоборот, за досрочную оплату счетов ООО «РЭМЗ» может предоставлять покупателям скидки. Так условия реализации в кредит типа «2/10, полная 30» означают: покупатель получает 2% скидки, если оплачивает товар в течение первых 10 дней с начала периода кредитования. В случае оплаты счетов в период с 11 дня по 30 день кредита покупатель оплачивает полностью стоимость товара; в случае неуплаты в кредитный период выплачивает штраф, величина которого зависит от срока оплаты.

Однако предоставление скидок приведет к дополнительным расходам. Поэтому нужно сопоставить дополнительную прибыль ООО «РЭМЗ» с дополнительными расходами и только после этого сделать вывод о целесообразности данной меры. Предоставление скидок оправданно в следующих ситуациях:

• снижение цены приводит к расширению продаж, т.е. проигрывая в цене, ООО «РЭМЗ» может выиграть в обороте;

• система скидок интенсифицирует приток денежных средств, что важно в условиях их хронического дефицита в ООО «РЭМЗ»;

• система скидок более эффективна, чем система штрафных санкций за просроченную оплату;

• размер дебиторской задолженности, как на текущий момент в ООО «РЭМЗ», должен быть меньше кредиторской задолженности.

Срок предоставления кредита в ООО «РЭМЗ» можно принять равным среднему периоду погашения дебиторской задолженности в днях, который можно рассчитать по данным за предыдущие периоды в среднем по отрасли. Можно взять этот показатель по аналогичным организациям или же рассчитать его по организации-поставщику.

Для контроля над платежной дисциплиной можно рекомендовать отчет по расчетам с дебиторами, форма которого приведена в таблице 4.

Таблица 4 – Отчет по расчетам с дебиторами ООО «РЭМЗ»

Дебитор	№ договора	Счет-фактура / ТТН	Дата отгрузки	Сумма, тыс. руб.	Установленный договором срок оплаты	Период просрочки платежа	Дата фактической оплаты

В заключение подчеркнем, что мониторинг дебиторской задолженности ООО «РЭМЗ» позволит оценить эффективность и сбалансированность политики кредита и предоставления скидок; определит области, требующие дополнительных усилий по возврату долгов; обеспечит базу для создания резерва по сомнительным долгам; позволит прогнозировать поступление денежных средств.

Литература

1. Танашева О.Г. Мониторинг в системе управления расчетами с дебиторами / О.Г. Танашева, А.В. Урванцева // Аудиторские ведомости, 2010. - №12. - С.32-39.

2. Вахрушина Н. Создание системы управления дебиторской задолженностью / Н. Вахрушина // Финансовый директор, 2010. − №5 (май). – С.27-36.

3. Яковлева И.Н. Дебиторская задолженность и кредитная политика компании / И.Н. Яковлева // Справочник экономиста, 2011. – №10. – С.15-19.

Код для цитирования: Скопировать